Обязан ли работодатель выдавать расчетный лист при увольнении

Оформление и выдача расчетного листа при увольнении

При расторжении трудового договора с сотрудником работодатель обязан произвести с ним полный расчет и выдать все документы, связанные с работой. Одним из таких документов является расчетный листок. Сотрудникам необходимо четко знать, является ли обязательным такой документ и для чего он нужен, чтобы своевременно отреагировать на возможное нарушение трудового законодательства.

Что такое листок с расчетом положенных выплат?

Расчетный листок – это документ, в котором работодатель отображает подробную информацию обо всех денежных отчислениях, причитающихся конкретному работнику. Такой документ надо выдавать сотрудникам по требованию: не важно, действует ли трудовое соглашение или работник увольняется, так как в соответствии с законодательством работодатель должен таким листком оповещать персонал в письменном виде о начисленном денежном вознаграждении — п. 1 ст. 136 ТК РФ (как оформить заявление на выдачу документов при увольнении?).

В бланк расчетного листка сотрудника вносится следующая информация:

  • сведения о всех составляющих заработной платы, начисленных за конкретный промежуток времени (оклад, количество отработанных часов, премиальные выплаты и прочее);
  • компенсация за неиспользованный отпуск, больничные выплаты, увольнительные и прочие начисления, полагающиеся сотруднику;
  • размер других денежных выплат, включая компенсации от работодателя за нарушение им ТК РФ относительно сроков выплаты заработной платы (ст. 236 ТК РФ);
  • размеры удержанных из зарплаты сумм;
  • общий размер денежного вознаграждения, подлежащего выплате за указанный период.

Работодатель не может ограничиться указанием в расчетном листе только общей суммы начисленной заработной платы и общей суммы удержаний. Документ должен включать детальную информацию о всех составляющих заработка и произведенных удержаниях.

Вместе с расчетным листком сотрудник при увольнении получает записку-расчет по форме Т-61 (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). В документе отражается:

  1. Расчет компенсации за неиспользованные работником дни отпуска или, наоборот, суммы задолженности, если сотрудник воспользовался отпуском авансом.
  2. Также в записке-расчете указывается размер среднего дневного заработка сотрудника и итоговая сумма, которую он получит с учетом удержания НДФЛ.
  • Скачать бланк записки-расчета по форме Т-61
  • Скачать образец записки-расчета по форме Т-61

Для чего он нужен?

Получая расчетный листок при увольнении, сотрудник может узнать все составляющие своей заработной платы и итоговую сумму, которую ему выплатит работодатель при расчете в последний рабочий день.

За счет детализации всех начислений и удержаний у сотрудника есть возможность определить, имеются ли какие-либо несоответствия в выплатах, указанных в бланке, с теми, которые полагаются ему в соответствии с трудовым договором и нормами ТК РФ.

Расчетный листок позволяет сделать максимально прозрачными отношения между работодателем и сотрудником относительно оплаты труда. Сотрудник при выявлении недочетов в выплатах может взыскать с работодателя недостающую сумму, а работодатель в случае неправомерного предъявления претензий по поводу произведенных начислений может доказать свою правоту, предъявив расчетный лист.

Обязаны ли его выдать после ухода работника?

Выдача расчетного листка – это не право, а обязанность работодателя в соответствии со ст. 136 ТК РФ. Независимо от вида организационно-правовой формы и формы собственности предприятия, руководство обязано предоставлять персоналу информацию о всех начислениях заработной платы в письменном виде.

За несоблюдение норм трудового законодательства предусмотрена административная ответственность в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

  • Должностные лица при обнаружении нарушений могут получить предупреждение или штраф в размере от 1 000 до 5 000 руб.
  • Штраф для индивидуальных предпринимателей (ИП) установлен в таком же размере, как и для должностных лиц, а для организаций нарушение законодательства может обернуться штрафом в размере от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении размер штрафа увеличивается (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ.).

Правила заполнения

Унифицированная форма документа законодательством не установлена, поэтому каждый работодатель может разработать свою форму бланка и установить порядок его выдачи с учетом норм ТК РФ. Порядок выдачи фиксируется в локальных нормативных актах организации с указанием ответственных за выдачу лиц.

В каком именно виде должен выдаваться документ, в законодательстве не сказано. Это может быть стандартный лист А4 или фирменный бланк предприятия. Листок может быть заполнен как рукописным, так и печатным способом. В расчетном листке не должно быть опечаток и ложной информации, иначе документ будет признан недействительным.

Ответственным за формирование расчетного листка назначается сотрудник бухгалтерии, так как он имеет доступ к информации о начислениях заработной платы по каждому сотруднику. Так как расчетный лист является только информационным документом, наличие в нем подписи руководителя и печати предприятия не требуется.

Вручить расчетный документ сотруднику можно под подпись и без нее (какие бумаги должен подписать работник?). Первый вариант более надежный, так как работодатель может в любое время документально подтвердить получение сотрудником листка. Для его реализации выбирают один из следующих способов:

  • отрывной корешок – на отрывной части бланка при его получении работник ставит личную подпись, после чего корешок остается у работодателя;
  • ведение журнала – при получении документа сотрудники ставят подписи в журнале выдачи расчетных листков;
  • дополнительный столбец в платежных документах или отдельная форма, где расписываются работники при получении документа.

Работодатель может выполнять свое обязательство по информированию персонала, но при этом не фиксировать документально этот факт. Это касается следующих случаев:

  • сотрудников информируют о выдаче расчетных листков, но за получением документа они обращаются сами по необходимости, например, при увольнении;
  • информирование осуществляется путем отправки данных по электронной почте;
  • сведения размещаются в личном кабинете сотрудника на корпоративном сайте (при увольнении может не применяться по причине блокировки доступа работника).

Что делать, если не выдали документ с расчетами?

Если при увольнении сотрудник обнаружил, что среди обязательного списка подлежащих выдаче документов отсутствует расчетный лист, следует придерживаться такого порядка действий:

  1. Обратиться в бухгалтерию предприятия для решения вопроса.
  2. Если в бухгалтерии будет отказано в получении документа, то следующим шагом будет обращение в инспекцию по труду. Инспекторы при получении жалобы от уволенного работника проведут внеплановую проверку организации и в случае подтверждения нарушения привлекут работодателя к ответственности согласно ст. 5.27 КоАП РФ.
  3. Сотрудник может обратиться в суд с иском в адрес работодателя. В случае с увольнением иск в суд о нарушении трудовых прав может быть подан в течение месяца со дня получения работником копии приказа об увольнении или трудовой книжки (ст. 392 ТК РФ).

Как выглядит документ?

Форму бланка каждый работодатель разрабатывает самостоятельно. Обычно этим вопросом занимается бухгалтерия совместно с отделом кадров. Расчетный листок состоит из нескольких разделов:

  1. Период начисления. В листке указывается временной промежуток, за который отображается информация, и разъясняется, как происходит начисление.
  2. Всего начислено. Детально описываются все составляющие заработной платы: оклад, премии, пособия, переработки, расчет при увольнении.
  3. Всего удержано. В этом разделе указывается размер отчислений НДФЛ и прочих удержаний по требованию самого сотрудника, а также на основании исполнительных листов.
  4. Всего выплачено. Указываются ранее выплаченные суммы за указанный в листке расчетный период.
  5. К выплате. Отражается итоговая сумма, которую получит работник.

Также расчетный листок содержит следующую информацию:

  1. название организации и сведения о подразделении;
  2. Ф. И. О. работника и его табельный номер;
  3. период, за который в документе отражена информация о начислениях и удержаниях;
  4. количество отработанного времени;
  5. размер дохода работника с начала текущего года;
  6. примененные вычеты по НДФЛ.
  • Скачать бланк расчетного листа при увольнении
  • Скачать образец расчетного листа при увольнении

Работодатель не вправе отказать сотруднику в получении расчетного листка при увольнении. Информирование о начисленной заработной плате и ее составляющих – это его обязанность в соответствии с ТК РФ. При выявленных нарушениях трудового законодательства сотрудник вправе обратиться с жалобой в инспекцию по труду или подать иск в суд.

Увольняя сотрудника в 2020 году, работодатель должен выдать пакет документов

При увольнении сотрудника работодатель должен выдать ему пакет документов. О том, какие документы предоставляются обязательно, какие нет, а также, как правильно их оформить при расторжении трудового договора, рассмотрим в сегодняшней статье.

Регламент увольнения сотрудника описан в статье 84.1 ТК РФ. Работодатель издаёт приказ об увольнении, работник изучает и подписывает его. Трудовые отношения прекращаются в последний рабочий день сотрудника. В этот день организация производит окончательный расчёт с работником и выдаёт ему документы, отражающие сведения о его трудовой деятельности в этой компании.

Обязательные документы для выдачи сотруднику

Трудовая книжка

Оформляется накануне дня расторжения трудового договора, выдаётся на руки сотруднику под роспись в последний рабочий день. Если нет возможности выдать на руки, необходимо получить согласие от бывшего сотрудника на отправление её почтой, либо хранение в офисе организации до его обращения.

В случае отказа работника от ведения бумажной трудовой книжки, пакет документов дополнится формой СТД-Р, в ней отражаются данные о трудовой деятельности и стаже. При согласии работника, данную форму можно подготовить в электронном виде. В этом случае работодатель выдаёт документ, заверенный усиленной квалифицированной цифровой подписью.

Медицинская книжка (если имеется)

Выдаётся сотруднику при увольнении. Работодателю запрещено делать записи в личной медицинской книжке.

Расчётный листок

В расчётном листке отражаете размер и основания удержаний из выплат, а также общую сумму к выплате. Он выдаётся ежемесячно в день зарплаты каждому сотруднику независимо от того, просит ли он документ (ч. 1 ст. 136 ТК РФ). При расторжении трудового договора расчётный листок нужно выдать прямо в день увольнения. Его можно выдать на бумаге или по электронной почте.

Ведите журнал учёта выдачи или ведомость получения, где работникам необходимо расписываться о получении расчётного листа. Трудовые инспекторы на проверке могут потребовать документ, который подтвердит выдачу расчётных листков.

Справка о сумме заработка 182н

Выдаётся в день увольнения (подп. 3 п. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ). Заполняется согласно приказа Минтруда России от 30.04.2013 № 182н (в редакции от 09.01.2017 № 1н). В справке указываются: данные о работодателе и сведения по сотруднику; суммы выплат, на которые начисляли страховые взносы за текущий и два предшествующих календарных года; количество календарных дней, исключаемых при расчёте пособий (дни болезни, декрета, отпуска по уходу за ребёнком).

Эту справку сотрудник передаст при приёме на новое место работы. Новый работодатель возьмёт данные из справки, чтобы рассчитать больничные, декретные и пособия по уходу за ребёнком (п. 2.1 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, далее — Закон № 255-ФЗ).

Читайте также  Академ отпуск по семейным обстоятельствам

Раздел 3 отчёта Расчёт по страховым взносам, заполненный персональными данными работника

Оформляется с начала квартала до даты расторжения трудового договора . В поле 020 указывается код периода: 21 — для I квартала; 31 — для полугодия; 33 — для 9 месяцев; 34 — для года. В третьем разделе РСВ отражается информация о выплатах работнику и начисленных страховых взносах. Работнику нужно передать копию документа, в которой указать все его персональные данные — ИНН, СНИЛС, ФИО, дату рождения, гражданство, паспортные данные и признак застрахованного лица.

Получите от сотрудника подтверждение того, что он получил персонифицированные сведения. Например, он может расписаться на ваших экземплярах, или заведите отдельный журнал выданных сведений.

Выписка изформы СЗВ-СТАЖ

Сведения о страховом стаже сотрудника нужно предоставить в ПФР после его увольнения. Копию отчёта организация выдаёт сотруднику вместе с другими документами в день увольнения. Сделать это нужно независимо о того, просил он об этом или нет. Заполнять графу 14 в форме СЗВ-СТАЖ необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остаётся пустым. Разделы 4 и 5 формы заполняют, если расторжение связано с выходом на пенсию работника.

Выписка из формы СЗВ-М

Форма СЗВ-М утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п. Чтобы не нарушать закон о защите персональных данных, нужно подготовить индивидуальную выписку из данного отчёта, где будут данные только по увольняющемуся сотруднику. Копия документа понадобится работнику в дальнейшем. Выписку из СЗВ-М выдаётся сотруднику за последний месяц.

Выписку из формы ДСВ-3

В пакет документов добавляется данная выписка, если работодатель перечислял дополнительные страховые взносы на накопительную часть пенсии из своих средств или из средств работника. Рекомендуется заполнять её за весь период, в течение которого перечислялись средства на накопительную часть пенсии.

Документы, которые выдают по заявлению сотрудника

Справка 2-НДФЛ

В справке указывают сведения о доходах с начала года по дату увольнения. Согласно приказу ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@ организация заполняет две справки по форме 2-НДФЛ. Одну из них направляют в налоговую инспекцию, вторую выдают при увольнении.

Справка о среднем заработке

Предназначена для сдачи работником на биржу труда. Работодатель обязан выдать такую справку не позднее трёх рабочих дней с момента получения заявления, она должна отражать сведения о сотруднике, его среднем заработке за последние три месяца и о работодателе.

Копия формы СПВ-2

В данной форме отражаются сведения о застрахованном стаже для назначения пенсии, если работник уходит на пенсию по возрасту, а также по инвалидности и по ряду иных оснований. Оригинал формы в 10-дневный срок после получения заявления об уходе на пенсию необходимо направить в Пенсионный Фонд.

Копии кадровых приказов

Работник может запросить копии приказов на руки, например, о приёме, увольнении или переводах, привлечении к дисциплинарной ответственности или о назначении премий, иных распоряжениях и актах, связанных с трудовой деятельностью сотрудника.

При увольнении по соглашению сторон или по каким-то иным причинам документы выдаются на общих основаниях. Во избежание конфликтов и споров, все документы необходимо подписать у руководства, при наличии печати — проштамповать их. Копии необходимо заверить в общепринятом порядке.

Довольно часто случается, что уволившийся сотрудник теряет справки и копии документов, а потом обвиняет работодателя в том, что ему их не выдали. Чтобы избежать таких ситуаций, составьте некий реестр, в нём перечислите все документы, которые выдавались на руки работнику. Попросите его расписаться за получение трудовой и санитарной книжек в журналах их учёта, а в отношении СЗВ-М получите с сотрудника расписку о получении документа.

Подведём итоги

Работодатель в день увольнения работника обязан предоставить ему все необходимые справки и документы, часть из них выдаются по заявлению от сотрудника, остальные в обязательном порядке. За нарушение этого правила Трудовой инспекцией предусмотрены штрафы:

  • на организацию от 30 000 до 50 000 рублей;
  • на должностное лицо от 1 000 до 5 000 рублей;
  • на индивидуального предпринимателя от 1 000 до 5 000 рублей.

Если закон нарушен повторно, сумма штрафа увеличивается:

  • организация выплатит от 50 000 до 70 000 рублей;
  • должностное лицо от 10 000 до 20 000 рублей или лишение должностных обязанностей на срок от 1 года до 3 лет;
  • индивидуальный предприниматель от 10 000 до 20 000 рублей.

Если все же в день увольнения у работника нет возможности получить документы, оформите уведомление с просьбой явиться за документами или дать согласие на отправку их по почте. Если получите письменное согласие на почтовый перевод, то отправьте ценное письмо с описью вложения.

Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более семи лет.

Читайте другие статьи автора в нашем блоге:

Какой пакет документов выдавать работнику при увольнении

При увольнении работодатель обязан выдать работнику целый пакет документов. Составим точный перечень обязательных к выдаче документов и расскажем, кто их готовит и как их правильно выдать.

Семь обязательных документов

В таблице приведены документы, которые нужно выдавать каждому увольняемому работнику, со ссылкой на нормативный правовой акт, установивший это требование. Там же вы найдете информацию о правилах заполнения этих документов.


1. Трудовая книжка

Все кадровики знают, что в день увольнения нужно обязательно выдать работнику на руки его трудовую книжку с внесенными записями о приеме и увольнении. Если этого не сделать, придется возместить заработок, не полученный работником за все время задержки книжки.

Чтобы доказать, что книжка была выдана вовремя, дату выдачи фиксируют в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форма книги утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (в ред. от 31.10.2016).

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, нужно направить ему уведомление о необходимости прийти за трудовой книжкой или написать согласие на отправку ее по почте. В этом случае работодатель освобождается от ответственности за задержку трудовой книжки.

2. Расчетный листок

Расчетный листок нужно выдавать каждому работнику при выплате заработной платы (ч. 1 ст. 136 ТК РФ) независимо от того, просил он об этом или нет. Обычно расчетный листок выдают в день выдачи зарплаты за вторую половину месяца, а при увольнении его нужно выдать при окончательном расчете.

Трудовой кодекс РФ обязывает закрепить на локальном уровне (в приказе или в локальном акте) и форму листка, и порядок его выдачи.

При проверках государственные инспекторы труда требуют подтвердить получение работниками расчетных листков. Если вы рассылаете их по электронной почте, можно просто показать соответствующие сообщения. А выдачу обычных бумажных расчетных листков подтвердить может только расписка работника в его получении.

Заведите отдельный журнал учета выдачи листков или просите работников расписываться в отрывной части листка.

Напомним, что невыдача расчетных листков является нарушением трудового законодательства и наказывается по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ): организациям грозит штраф до 50 тыс. руб., индивидуальным предпринимателям — до 5 тыс. руб.

3. Справка о сумме заработка за два года

Справку о сумме заработка за два календарных года, которые предшествовали году увольнения, также нужно вручать в день увольнения без каких-либо дополнительных заявлений от работника.

Форма и правила заполнения справки установлены Приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н (в ред. от 09.01.2017).

Готовит справку обычно бухгалтер, а вот выдать ее может и кадровый работник вместе с остальными документами. Пункт 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона № 255-ФЗ не содержит прямого требования о письменной фиксации факта выдачи справки. Но при проверках инспекторы смотрят, выполняет ли работодатель установленную обязанность, и могут оштрафовать его за отсутствие документов, подтверждающих выдачу работнику справки о заработной плате.

4. Форма СЗВ-М

Этот документ подтверждает страховой стаж. Нужно подготовить выписку из формы СЗВ-М только по одному увольняемому работнику.

Копировать весь отчет нельзя, иначе раскроете персональные данные других работников.

Форма приведена в Постановлении Правления Пенсионного фонда РФ от 01.02.2016 № 83п. Заполнить нужно все разделы, но в разделе 4 указать сведения по одному работнику. Готовит форму, как правило, бухгалтер. А вот выдать может любой специалист, главное — взять подтверждение, что работник получил документ при увольнении.

5. Форма СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ не заменяет форму СЗВ-М. Эти сведения подтверждают не только страховой стаж, но и сумму страховых взносов. Отчет новый, он сдается только с 2017 г.

Форма документа и порядок заполнения установлены Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 11.01.2017 № 3п. Форму СЗВ-СТАЖ выдавать нужно также под роспись.

Готовит этот документ тот, кто сдает отчеты в Пенсионный фонд РФ, чаще всего это бухгалтер. Выдать его работнику может и кадровик — в составе всего пакета.

6. Выписка из раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчета по страховым взносам

Эти сведения раньше содержались в двух формах, но в 2017 г. были объединены ФНС России в едином отчете. Форма отражает доходы работника и взносы, перечисленные с его доходов, за последние три месяца отчетного периода, в котором уволился работник, то есть с начала квартала по день увольнения. Выписку готовит бухгалтер.

Имейте в виду, что эта выписка выдается также гражданам, работающим по гражданско-правовым договорам.

7. Выписка из ДСВ-3 «Реестр застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя»

Эта выписка выдается не всем работникам, а только тем, за кого работодатель перечисляет дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию в соответствии с Федеральным законом от 30.04.2008 № 56-ФЗ (в ред. от 04.11.2014).

Как подтвердить, что работник получил документы

Указанные выше документы нужно выдавать обязательно под расписку, не дожидаясь запроса работника. Мы можем предложить вам три варианта, как зафиксировать, что работник получил все обязательные к выдаче формы и справки.

1. Взять с работника расписку, подтверждающую, что он получил все необходимые документы (пример 1).

Читайте также  Должностная инструкция оториноларинголога поликлиники

2. Завести специальный журнал учета выдачи документов. Утвержденной формы такого журнала нет, вы можете разработать любую удобную для вас учетную форму (пример 2).

3. Оставлять в организации копии документов, на которых работники делают отметку о получении своего экземпляра. В этом случае будет возможность документально подтвердить, что документ был оформлен правильно и полно.

Если работник отказывается получить документы в день увольнения, зафиксируйте это в отдельном акте при свидетелях. Если работник не забрал документы сам, а дал разрешение отправить их по почте, сохраняйте все почтовые документы, подтверждающие факт отправки.

© Интернет-проект «Корпоративный менеджмент», 1998–2021

Все о расчетных листках

См. более свежую публикацию по этой теме – «На работника пришел исполнительный документ»

Д ействующее трудовое законодательство содержит требование при выплате заработной платы в обязательном порядке извещать в письменной форме каждого работника о составных частях оплаты труда и произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате (ст. 136 ТК РФ). Такая информация представляется посредством выдачи так называемого расчетного листка. Рассмотрим связанные с ним вопросы.

Содержание расчетного листка

Расчетный листок должен включать в себя следующую информацию:

  1. о составных частях заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий период. Например, оклад, ставка, количество часов, премии, надбавки, доплаты, коэффициенты и т.п.;
  2. размерах оплаты отпуска, больничных, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
  3. размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы (ст. 236 ТК РФ);
  4. размерах произведенных удержаний с указанием оснований (алименты, НДФЛ, удержания по заявлению работника);
  5. общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Не может расчетный листок содержать только общую величину начисления и удержанную сумму. В нем следует указывать полную и достоверную информацию о том, из чего именно сложилась полученная работником заработная плата, с целью обеспечения осуществления контроля за соблюдением работодателем предусмотренных трудовым договором условий труда. Аналогичное мнение высказано, например, судом в апелляционном определении Магаданского областного суда от 02.09.2015 № 33-922/2015 по делу № 2-2695/2015.

Форма расчетного листка

Действующим законодательством не предусмотрена ни обязательная, ни рекомендуемая форма расчетного листка. Следовательно, работодатель должен самостоятельно ее разработать на основании ст. 136 ТК РФ и утвердить с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

См. статью «Учет мнения представителя работников»

Применение не утвержденной работодателем формы расчетного листка либо неполное или некорректное отражение в них всех необходимых сведений является нарушением трудового законодательства и может повлечь ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (постановление Верховного Суда РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3, решение Пермского краевого суда от 24.02.2014 № 7-271-2013-21-185-2014). А в случае совершения такого нарушения повторно – по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ.

Кстати, отсутствие утвержденной формы расчетного лица в организации не поможет ей в решении судебных споров с работниками.

Суд примет в качестве доказательства вины работодателя любой расчетный листок, пусть и не утвержденный работодателем (апелляционное определение Забайкальского краевого суда от 25.06.2014 № 33-2498-2014).

Заверять расчетные листки подписью ответственного за их выдачу лица либо руководителя организации, а также печатью организации не требуется, так как такой обязанности не содержит действующее законодательство и расчетный лист не относится к документам, подлежащим заверению надлежащим образом. При этом такие действия не запрещены, и при желании либо по просьбе работника расчетные листки можно и заверить.

Суды тоже могут запросить заверенные расчетные листки, т.к. отсутствие печати не позволяет определить лицо, выдавшее соответствующий документ (апелляционное определение Верховного суда Республики Башкортостан от 29.05.2014 № ­33-5719/2014).

Когда выдавать расчетный листок

Расчетный листок следует выдавать при выплате заработной платы (ст. 136 ТК РФ). В какой именно момент – законодательство не оговаривает, поэтому срок и порядок выдачи следует определить внутри организации самостоятельно и закрепить в локальном нормативном акте. Установление способа доведения до работника сведений в расчетном листке является прерогативой работодателя (апелляционное определение Магаданского областного суда от 02.09.2015 № 33-922/2015 по делу № 2-2695/2015, письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1).

При этом заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором (ст. 136 ТК РФ). Так вот, расчетные листки достаточно выдавать при начислении и выплате зарплаты за вторую половину месяца, когда определены все ее составляющие, так как при выплате зарплаты за первую половину месяца (так называемого аванса) отдельные ее составные части могут быть еще не определены.

На вопрос, надо ли расчетные листки выдавать при выплате отпускных, Роструд в письме от 24.12.2007 № 5277-6-1 ответил, что поскольку оплата отпуска из расчета среднего заработка не является выплатой заработной платы, то и основания специально выдавать расчетный листок работнику при выплате отпускных сумм отсутствуют. А вот при увольнении сотрудника расчетный листок следует выдать в день увольнения, т.к. при прекращении трудового договора работодатель обязан произвести с ним окончательный расчет в виде зарплаты и иных причитающихся работнику сумм именно в день увольнения (ст. 140 ТК РФ).

Порядок и условия выдачи расчетных листков не ставятся в зависимость от способа выплаты заработной платы, они должны быть едины как для перечисления на банковские зарплатные карты, так и при выдаче наличными из кассы. При определении порядка выдачи расчетных листков следует помнить о том, что он содержит персональные данные работника, разглашение которых не допускается (ст. 88 ТК РФ, ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

См. статью «Организуем работу с персональными данными сотрудников»

Последствия невыдачи расчетного листка

Невыдача расчетного листка подпадает под нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). На должностное лицо может быть наложен штраф в размере от 1000 до 5000 рублей, а на организацию – от 30 000 до 50 000 рублей. Штрафные санкции увеличиваются, если нарушение допущено лицом, ранее уже подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ). Так, для должностного лица штраф максимально может вырасти до 20 000 рублей, для организации – до 70 000 рублей. К тому же ответственный работник может быть дисквалифицирован на срок от года до трех лет.

Лицо, которому назначено административное наказание за совершение административного правонарушения, считается подвергнутым данному наказанию со дня вступления в законную силу постановления о назначении административного наказания до истечения года со дня окончания его (постановления) исполнения (ст. 4.6 КоАП РФ).

Еще один важный момент. Если работник решит обратиться с иском к работодателю в суд, то подать исковое заявление согласно ст. 392 ТК РФ он имеет право в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении – в течение месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки. И если работник опоздает с подачей заявления, то организация сможет заявить в суде о пропуске срока на обращение в суд и таким образом избежать дальнейших разбирательств. Датой подтверждения такого срока как раз таки является дата выдачи расчетного листка. Соответственно, не выданный сотруднику расчетный листок может сдвинуть дату «нарушения своего права» на неопределенный срок.

Подтверждение факта выдачи расчетных листков

Расчетные листки работникам предоставляются, но часто встает вопрос, как подтвердить сам факт их выдачи и то, что выдаются они регулярно. Ведь при проверке может возникнуть прецедент, когда проверяющие запросят данную информацию, либо на случай судебных разбирательств, когда в суде придется подтверждать факт выдачи работникам расчетных листков.

Действующее законодательство опять-таки не предусмотрело данный момент и, следовательно, позаботиться об этом придется работодателю. Другими словами – продумать наиболее оптимальный для него способ подтверждения и закрепить его в локальном нормативном акте.

См. статью «Утверждаем локальный нормативный акт»

На практике работодатели используют следующие способы:

  1. разрабатывая форму расчетного листка, предусматривают в нем отрывную часть (корешок), в которой работники при получении расчетного листка будут расписываться;
  2. разрабатывают журнал выдачи расчетных листков, где работники ставят свою подпись в их получении;
  3. вносят отдельный столбец в платежную ведомость (по форме № Т-53 1 ) или расчетно-платежную ведомость (по форме № Т-49) либо другую, самостоятельно разработанную и утвержденную в организации форму, в которой работники будут расписываться за получение расчетного листка;
  4. составляют приказ, в котором прописывают сроки, порядок, условия, где и когда можно получить расчетные листки; с этим приказом под личную подпись ознакамливают всех работников. То есть работодателем соблюдены требования ст. 136 ТК РФ, но работник должен самостоятельно прийти за расчетными листками.

Выдача копий

Согласно ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению сотрудника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать ему копии документов, связанных с работой. Расчетные листки можно отнести к документам, связанным с работой, а, следовательно, работодатель не вправе отказать в их выдаче.

Хранение расчетных листков

Расчетные листки на выдачу заработной платы должны храниться при условии проведения проверки (ревизии) 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов – 75 лет (ст. 412 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558). Также экземпляр распечатки расчетного листка, содержащий данные о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате, ежемесячно вкладывается (вклеивается) в лицевой счет работника (по форме № Т-54а 2 ) на бумажном носителе.

Специалисты по кадрам и бухгалтеры единодушны: форму расчетного листка пора менять. Мы широко применяем современные технологии в работе и в жизни, но до сих пор законодательство требует обязательной письменной формы расчетного листка. Этот вопрос поднимают и на сайте Онлайнинспекция.рф, где ведется обсуждение избыточных требований трудового законодательства. Логично было бы предусмотреть возможность по соглашению работника и работодателя выдавать расчетный листок в электронной форме, направив его на личную или корпоративную электронную почту работника. Так работник оперативно и в удобном формате получит информацию о произведенных ему начислениях, а работодатель значительно сэкономит время и другие ресурсы: не нужно будет распечатывать расчетные листки или направлять их по почте, когда вручить расчетный листок на руки по тем или иным причинам невозможно. Кроме того, направлять работникам расчетные листки по электронной почте намного проще, чем выдавать их под подпись при ежемесячной выдаче зарплаты. Некоторые работодатели считают – и, замечу, ошибочно – что, изменив порядок выплаты заработной платы с наличного на безналичный расчет, они не должны выдавать работникам расчетные листки (особенно в случае, когда работнику на мобильный телефон приходит сообщение о перечислении на его счет средств от работодателя, в котором указан конкретный размер суммы). Обязанность информировать работников о начисленной и выплаченной им заработной плате, обо всех ее составных частях, а также о размерах удержаний никто не отменял. Такого же мнения придерживаются специалисты Федеральной службы по труду и занятости в комментариях на сайте Онлайнинспекция.рф. Не так давно через этот сервис задавали вопрос: «Выплата заработной платы переведена на карточку. С тех пор я не имею возможности контролировать свою зарплату. Должна ли бухгалтерия предоставлять индивидуальную распечатку начислений каждый месяц?» Специалисты Роструда ответили: «При выплате заработной платы работодатель обязан выдавать вам расчетный листок. В расчетном листке указываются сведения об общей сумме, подлежащей выплате, и все составляющие ее части».

Читайте также  Как можно получить компенсацию за отпуск и дальше работать

Расчетный листок

Татьяна Гежа,
ведущий эксперт-консультант ООО «ТЛС-ПРАВО»

В соответствии со ст. 136 ТК РФ работодатель при выплате заработной платы обязан извещать в письменной форме каждого сотрудника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период. Формой такого письменного «извещения» является расчетный листок.

Далеко не все сотрудники знают, что при выплате заработной платы они должны получать расчетный листок на руки. Да и не все работодатели знают об этой обязанности, либо они попросту ее игнорируют. А между тем инспекция по труду при проверках достаточно часто привлекает к административной ответственности работодателей за неутверждение формы расчетного листка и невыдачу его работникам на руки.

Так, в августе 2012 года постановлением государственного инспектора по труду ГИТ по Москве был признан виновным, в частности, в нарушении ст. 136 ТК РФ индивидуальный предприниматель.

В ходе проверки выявлены следующие нарушения:

1) в нарушение требований ч. 2 ст. 136 ТК РФ не утверждена форма расчетного листка;

2) в нарушение ч. 1 ст. 136 ТК РФ работодатель не извещал в письменной форме каждого работника:

  • о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
  • о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
  • о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
  • об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

По результатам проверки выдано предписание об устранении нарушений. На ИП наложено административное наказание в виде штрафа в соответствии с п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Когда нужно выдавать расчетный листок

Так как работодатель должен выплачивать заработную плату два раза в месяц, возникает вопрос, как часто нужно выдавать расчетный листок? Исходя из положений ст. 136 ТК РФ получается, что расчетный листок нужно выдавать при каждой выплате заработной платы, вне зависимости от того аванс это или окончательный расчет.

Но на практике мало кто из работодателей так делает. На наш взгляд представляется возможным выдавать расчетный листок один раз в месяц при окончательном расчете.

Главное, чтобы было выполнено основное требование ТК РФ — информирование работника обо всех произведенных начислениях и удержаниях. Роструд подтвердил эту позицию в Письме от 24.12.2007 № 5277-6-1.

Если заработная плата выдается работнику через кассу, то и расчетный листок передается ему в момент получения денежных средств. Сегодня многие работодатели перечисляют заработную плату работникам на банковскую карту или счет, открытый в банке.

В этом случае расчетный листок также нужно обязательно выдавать своим сотрудникам. Если организация маленькая, то выдачу расчетных листков можно поручить сотруднику бухгалтерии. При наличии в организации структурных подразделений возможно поручение выдачи листков их руководителям. Эта позиция подтверждается Рострудом в Письме от 18.03.2010 № 739-6-1.

Как при проверке трудовой инспекции подтвердить, что организация выдает расчетный листок своим работникам? Законодательно порядок выдачи расчетных листков не урегулирован.

Однако при проверке без подтверждения факта получения работниками расчетного листка будет сложно доказать, что ваша организация исполняет эту обязанность.

Поэтому можно завести отдельный журнал, в котором работники будут расписываться о получении расчетного листка, либо руководители структурных подразделений могут каждый месяц готовить ведомость получения расчетного листка на руки по своему подразделению.

Расчетный листок будет выдаваться руководителем структурного подразделения работнику непосредственно под роспись в данной ведомости.

То, как ведомость может выглядеть, cм. приложение 1.

Разработка расчетного листка

Так как обязательная или рекомендуемая форма расчетного листка действующим трудовым законодательством не предусмотрена, разработать и утвердить ее работодателю придется самостоятельно. Многие работодатели используют и утверждают для своей организации форму, которая есть в компьютерной программе по бухгалтерскому учету.

В расчетном листке отражаются все начисления и удержания в отношении работника.

Как правило, в нем указываются:

  • табельный номер;
  • расчетный период;
  • отработанные дни (часы);
  • размеры начисленных сумм работнику;
  • размеры и основания произведенных удержаний;
  • общая денежная сумма, подлежащая выплате.

С 24 апреля 2012 года вступили в силу поправки в Трудовой кодекс РФ, в соответствии с которыми теперь в расчетном листке также нужно будет указывать сумму денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику.

Работодатель при нарушении установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику, обязан выплатить их с уплатой процентов в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка РФ от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно.

Обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя (ст. 236 ТК РФ).

Отсчет периода задержки начинает течь со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно.

Продолжительность определяется в календарных днях, включая выходные и праздничные дни. Первый день задержки — это день, следующий за установленной датой выплаты зарплаты, а последний — это дата фактической выплаты зарплаты.

Для начала необходимо определиться с тем, какие сведения должны быть отражены в нашем расчетном листке.

Исходя из требований ст. 136 ТК РФ, это могут быть:

1) Ф.И.О. работника, должность, подразделение, табельный номер;

2) период, за который производятся начисления;

3) отработанные дни (часы);

4) составные части заработной платы:оклад (тарифная ставка, должностной оклад, базовый должностной оклад);

  • надбавки за работу во вредных условиях, за работу в особых климатических условиях, районный коэффициент, за совмещение профессий (должностей), за выслугу лет, интенсивность работы и т. д.;
  • премии (единовременные, квартальные, годовые, за достижения в работе и др.);

5) пособие по временной нетрудоспособности;

7) денежная компенсация за задержку заработной платы и других выплат работнику;

8) общая начисленная сумма;

9) сумма, подлежащая выплате;

10) удержания из заработной платы:суммы НДФЛ и страховые взносы во внебюджетные фонды;

  • профсоюзные взносы;
  • неотработанный и (или) полученный работником аванс;
  • суммы, излишне выплаченные работнику в результате счетных ошибок;
  • взыскания по исполнительным листам;
  • другие удержания.

Теперь нужно определить количество граф, столбцов и их расположение.

Образец расчетного листка cм. в приложении 2.

В соответствии с ч. 2 ст. 136 ТК РФ форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ. Для этого работодатель направляет проект расчетного листка и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников, который направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме не позднее пяти рабочих дней со дня его получения.

Если представительный орган работников не согласен с проектом расчетного листка либо предлагает его усовершенствовать, работодатель может согласиться, в противном случае он обязан в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с представительным органом в целях достижения взаимоприемлемого решения.

Если согласия не было достигнуто, разногласия оформляются протоколом, и работодатель имеет право принять проект данного документа. А профсоюз со своей стороны может обжаловать решение работодателя в трудовой инспекции или суде.

Трудовая инспекция обязана в течение одного месяца со дня получения жалобы (заявления) провести проверку и в случае выявления нарушения выдать работодателю предписание об отмене утвержденной формы расчетного листка, обязательное для исполнения.

Форма расчетного листка утверждается и вводится в действие приказом руководителя. Если в разработке расчетного листка принимал участие профсоюз, то в приказе делается отметка «Мнение выборного органа первичной профсоюзной организации (представительного органа) учтено».

Приказ оформляется в произвольной форме (cм. приложение 3). Приказ об утверждении расчетного листка подлежит хранению 75 лет (ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов).

В некоторых организациях расчетный листок выдают работникам только по их требованию. Делать так нельзя, т. к. представить расчетный лист с информацией обо всех выплатах и удержаниях работодатель обязан каждому работнику независимо от того, попросил он его или нет. Также некоторые работодатели практикуют рассылку расчетного листка на электронные ящики сотрудников.

Информируя своих работников таким образом, работодатели нарушают требования ст. 136 ТК РФ. Поэтому, чтобы уберечь свою компанию и себя от штрафов, необходимо разработать и утвердить форму расчетного листка и передавать его в момент выдачи заработной платы своим работникам.

ВЕДОМОСТЬ ПОЛУЧЕНИЯ РАСЧЕТНОГО ЛИСТКА
СЕНТЯБРЬ 2012
ОТДЕЛ ПРОДАЖ

Расчетный лист за____________________2012 г.

Ф.И.О. ________________________
Должность: ________________________
Табельный номер: ________________________