Должностная инструкция ведущего инспектора по кадрам

Должностная инструкция кадровика в 2021 году

Трудовое законодательство не содержит норм, требующих от работодателя обязательного составления должностных инструкций (ДИ). Однако этот документ необходим для определения трудовых функций работника, его прав и обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой должности. В нашей статье речь пойдет о ДИ кадровика и особенностях ее составления в 2021 году.

Роль кадровой службы в компании

Роль кадровой службы в деятельности компании определяется ее функциями. В обязанности кадровой службы входит:

  1. Прием персонала на работу.
  2. Оформление кадровых документов.
  3. Подготовка локальных нормативных актов и других обязательных документов.
  4. Ведение воинского учета.
  5. Остальные участки работы, в зависимости от специфики деятельности компании.

Если организация большая, все указанные функции целесообразно распределить между специалистами кадровой службы. Работники в одинаковой должности могут выполнять разные обязанности, закрепить которые необходимо именно в ДИ.

Актуальные требования к должностной инструкции

При составлении должностной инструкции специалиста по кадрам в 2021 году необходимо учесть четыре важных изменения в законодательстве:

1. Благодаря Закону от 16.12.2019 № 439-ФЗ, внесшему в ТК РФ понятие электронных трудовых книжек (ст. 66.1), у работодателей появилась новая обязанность – составление и подача в пенсионный фонд формы СЗВ-ТД. Кроме того, работникам кадровой службы необходимо инструктировать сотрудников по вопросам перехода на ЭТК.

2. Закон от 03.10.2018 № 353-ФЗ ТК РФ дополнен новой статьей 185.1, согласно которой работодатели обязаны предоставлять работникам оплачиваемые дни для прохождения диспансеризации. Эта норма заработала с начала 2019 года. Получить такие выходные могут все работники организации один раз в три года. Предпенсионерам и пенсионерам предоставляются на эти цели два дня ежегодно. Для получения гарантии работники должны написать заявление и согласовать дату выходного дня с работодателем. Таким образом, у кадровиков появилась обязанность оформления приказов о предоставлении дополнительного выходного дня для прохождения диспансеризации.

3. Законом от 24.04.2020 № 132-ФЗ ужесточена ответственность работодателей за нарушения в области воинского учета. С 05.05.2020 в среднем в 3 раза выросли административные штрафы за нарушения в этой сфере. Речь идет о непредставлении в военкомат списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, о неоповещении о вызове по повестке военкомата, а также о несвоевременном уведомлении военкомата о принятых или уволенных работниках, подлежащих воинскому учету.

Помимо указанных изменений с двух месяцев до трех лет увеличился срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения в области воинского учета.

4. Законом от 15.10.2020 № 341-ФЗ усилены санкции за неправильное хранение документов. Согласно поправкам начиная с 26.10.2020 несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных, в том числе и кадровых документов, грозит увеличением штрафов. Ответственность для юрлиц осталась на прежнем уровне — в размере от 5 тыс. до 10 тыс. рублей. Для должностных лиц штрафы повышены: вместо прежних 300—500 рублей придется расстаться с суммой от 3 до 5 тыс. рублей.

Новый перечень сроков хранения кадровых документов утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а вступил в силу с 18.02.2020.

Должностные обязанности кадровика

В разделе «Должностные обязанности» необходимо указать перечень функций, которые будет исполнять конкретный кадровый специалист. Для разработки содержания этого раздела можно воспользоваться:

  • профстандартом специалиста по управлению персоналом, утвержденным Приказом Минтруда РФ от 06.10.2015 № 691н;
  • Общероссийским классификатором занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), утвержденным Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст;
  • квалификационным справочником, утвержденным Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37.

Например, кадровик обязан:

1) осуществлять поиск и подбор работников;

2) оформлять прием нового персонала;

3) проводить адаптационные встречи с новыми сотрудниками;

4) в рамках исполнения функции ведения кадрового учета и кадрового делопроизводства:

  • вести учет личного состава компании;
  • оформлять прием, перевод, увольнение работников, направление в командировки, предоставление отпусков, привлечение к дисциплинарной ответственности;
  • заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки;
  • вести учет предоставления отпусков работникам, составлять график очередных отпусков;
  • выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
  • вести учет и проверку правильности оформления больничных. Заполнять соответствующие графы о страховом стаже для определения размера пособия по временной нетрудоспособности;
  • представлять в ПФР сведения для регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, если лицо принято на работу впервые. Составлять форму СЗВ-ТД и осуществлять ее передачу в ПФР;
  • контролировать своевременное составление табелей учета рабочего времени;
  • обеспечивать хранение в отделе кадров кадровой документации (трудовые договоры, приказы по личному составу и их основания, журналы учета);
  • готовить документы к сдаче их на хранение в архив;
  • составлять документы в страховые компании для оформления полисов по добровольному медицинскому страхованию работников;
  • организовывать и документально оформлять аттестацию и обучение персонала;
  • осуществлять воинский учет.

Права сотрудника кадровой службы

В раздел «Права» необходимо внести список тех прав, которыми в пределах своей компетенции работодатель наделяет специалиста для исполнения им своих обязанностей.

Специалист по кадрам вправе:

1) вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности кадровой службы;

2) запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений компании и работников сведения и документы для выполнения его должностных обязанностей;

3) контролировать соблюдение в структурных подразделениях организации трудового законодательства в отношении работников, а также ПВТР, трудовой дисциплины работниками. Докладывать руководству о выявленных нарушениях;

4) запрашивать у руководителей структурных подразделений организации помощь в выполнении должностных обязанностей;

5) консультировать по вопросам, входящим в его компетенцию;

6) взаимодействовать с подразделениями сторонних организаций для решения вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по кадрам.

Ответственность специалиста по кадрам

В разделе «Ответственность» необходимо отразить все возложенные на специалиста по кадрам виды ответственности. При этом нужно принять во внимание его должностные обязанности. Таким образом, ДИ даст понять, за что именно и как могут наказать кадровика.

Сотрудник ОК может нести ответственность в следующих случаях:

1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных ТК РФ.

2. Совершение правонарушений, связанных с выполнением своих функций — в пределах, установленных действующим КоАП РФ, УК РФ и ГК РФ.

3. Причинение материального ущерба работодателю в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

4. Непринятие оперативных мер, включая своевременное информирование начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, по пресечению обнаруженных в организации нарушений трудового законодательства, создающих угрозу деятельности организации и ее работников.

5. Несвоевременное и ненадлежащее исполнение приказов, распоряжений и поручений начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, НПА по своей деятельности;

6. Разглашение персональных данных работников.

7. Несоблюдение ПВТР, противопожарной безопасности и техники безопасности.

К ответственности за нарушения кадрового учета привлекают как организацию, так и ее должностных лиц — руководителя и кадровика по ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ.

Например, отсутствие трудового договора, а также оформление с нарушением законодательных норм, либо заключение гражданско-правового договора вместо трудового грозит административными санкциями. Согласно части 4 ст. 5.27 КоАП РФ данные нарушения могут повлечь штрафы:

  • на должностных лиц – от 10 до 20 тыс. рублей;
  • на ИП – от 5 до 10 тыс. рублей;
  • на юрлиц – от 50 до 100 тыс. рублей.

Должностная инструкция ведущего инспектора по кадрам

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Сотрудник занимает должность специалиста по кадрам (первая категория) в бюджетном учреждении здравоохранения. В организации он единственный специалист.
Как данному сотруднику присвоить категорию «ведущий», учитывая, что он имеет высшее юридическое образование, диплом о профессиональной переподготовке «Управление персоналом и кадровое делопроизводство», а также стаж работы по должности 17 лет?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В рассматриваемой ситуации работодатель вправе ввести в штатное расписание должность «Ведущий специалист по кадрам» с установлением соответствующего оклада, как «ведущему» специалисту и назначить указанного в вопросе работника на эту должность.

Обоснование вывода:
Работодатели (в том числе учреждения, находящиеся на бюджетном финансировании) формируют штатное расписание, устанавливая перечень должностей (профессий) работников, количество штатных единиц и функциональный состав обязанностей по ним исходя из своих потребностей (п. 2 Указа Президента РСФСР от 15.11.1991 N 211, определение КС РФ от 29.09.2015 N 1881-О, п. 10 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2, ответ 1 и ответ 2 на портале Роструда «Онлайнинспекция.РФ»).
Согласно части второй ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре должна быть указана трудовая функция работника (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, или соответствующим положениям профстандартов. В остальных случаях наименования должностей (профессий) и квалификационные требования к ним, содержащиеся в профессиональных стандартах и справочниках, не являются обязательными для применения работодателями и носят только рекомендательный характер (п. 6 письма Минтруда РФ от 04.04.2016 N 14-0/10/В-2253)*(1).
Согласно ст. 144 ТК РФ системы оплаты труда (в том числе тарифные системы оплаты труда) работников государственных учреждениях субъектов РФ устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ. При этом в силу указанной нормы системы оплаты труда работников государственных учреждений устанавливаются с учетом единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих или профессиональных стандартов*(2).
Приказом Министерства здравоохранения Амурской области от 20.04.2015 N 418 утверждено Положение об оплате труда работников областных бюджетных и автономных учреждений, подведомственных министерству здравоохранения Амурской области» (далее — Положение).
Согласно п. 1.8 Положения системы оплаты труда работников учреждений устанавливаются с учетом единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих или профессиональных стандартов, а также с учетом государственных гарантий по оплате труда, рекомендаций Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.
Должность «Специалист по кадрам» содержится в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (4-е издание, дополненное), утвержденном постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37 (далее — Справочник)*(3).
В п. 6 Общих положений Справочника указано, что в характеристиках должностей специалистов предусматривается в пределах одной и той же должности без изменения ее наименования внутридолжностное квалификационное категорирование по оплате труда. Квалификационные категории по оплате труда специалистов устанавливаются руководителем организации с учетом степени самостоятельности работника при выполнении должностных обязанностей, его ответственности за принимаемые решения, отношения к работе, эффективности и качества труда, а также профессиональных знаний, опыта практической деятельности, определяемого стажем работы по специальности, и другое.
Должность «специалист по кадрам» не подразумевает в разделе «Требования к квалификации» возможности установления каких-либо категорий по ней. Установлено только, что у работника должно быть высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы. Вместе с тем, как следует из разъяснений представителей Роструда, внутридолжностное категорирование, помимо Справочника, может также регулироваться локальными нормативными актами организации, например, штатным расписанием, правилами внутреннего трудового распорядка, положением организации о должностях (ответ 3 на портале Роструда «Онлайнинспекция.РФ»).
В то же время Справочник не содержит должности «ведущих», в частности, например, должность «Ведущий специалист по кадрам». Однако необходимо учитывать, что в п. 7 Общих положений Справочника указано, что в него не включены квалификационные характеристики производных должностей (старших и ведущих специалистов, а также заместителей руководителей подразделений). Должностные обязанности этих работников, требования к их знаниям и квалификации определяются на основе содержащихся в Справочнике характеристик соответствующих базовых должностей.
Должностные обязанности «ведущих» устанавливаются работодателем на основе характеристик соответствующих должностей специалистов. Кроме того, на них возлагаются функции руководителя и ответственного исполнителя работ по одному из направлений деятельности предприятия, учреждения, организации или их структурных подразделений либо обязанности по координации и методическому руководству группами исполнителей, создаваемыми в отделах (бюро) с учетом рационального разделения труда в конкретных организационно-технических условиях, при этом требования к необходимому стажу работы повышаются на 2-3 года по сравнению с предусмотренными для специалистов I квалификационной категории.
Следовательно, трудовое законодательство допускает существование такой должности, как «ведущий специалист по кадрам» (ответ 4, ответ 5 на портале «Онлайнинспекция.РФ»). Также отметим, что и само Положение прямо предусматривает должность с наименованием «ведущий специалист по кадрам».
Соответственно, в рассматриваемой ситуации, работник может быть назначен на указанную должность, поскольку соответствует квалификационным требованиям, предъявляемым Справочником к специалисту по кадрам и к «ведущим» специалистам (п. 7 Общих положений Справочника) (ответ 6 на портале Онлайнинспекция.РФ)*(4).

Читайте также  Можно ли уволиться по собственному желанию находясь в декретном отпуске

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Бездеткина Дарья

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим

13 февраля 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-
*(1) Как следует из содержания нормы ст. 57 ТК РФ, у работодателя имеется право выбора того, какой именно из поименованных в ней документов применять в случае включения одной и той же должности как в квалификационный справочник, так и в профессиональный стандарт (п. 5 письма Минтруда РФ от 04.04.2016 N 14-0/10/В-2253, письмо Минтруда РФ от 06.07.2016 N 14-2/ООГ-6465).
*(2) На основании этой нормы иногда делают вывод об обязательном соответствии наименований всех должностей и профессий работников государственных и муниципальных учреждений наименованиям из указанных нормативных правовых актов. По нашему мнению, формулировка части пятой ст. 144 ТК РФ не позволяет сделать столь категоричный вывод. Закон указывает на необходимость учета справочников и стандартов лишь при установлении системы оплаты труда. Чтобы выполнить данное требование, достаточно для каждого работника с учетом его квалификации и круга должностных (трудовых) обязанностей найти в справочнике подходящую по содержанию квалификационную характеристику, определиться с названием трудовой функции по справочнику и уже это наименование должности или профессии использовать для определения размера заработной платы работника. Так будет сохранено необходимое по смыслу ст. 144 ТК РФ единство тарификации работ, но при этом в трудовом договоре и штатном расписании будут фигурировать наименования должностей и профессий, самостоятельно определенные учреждением (пп. «д» п. 5 Единых рекомендации по установлению на федеральном, региональном и местном уровнях систем оплаты труда работников государственных и муниципальных учреждений на 2020 год, утвержденных решением Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений от 24 декабря 2019 г., протокол N 11).
В то же время необходимость именовать все должности и профессии работников конкретных учреждений в строгом соответствии с квалификационными справочниками или профессиональными стандартами может быть установлена нормативным правовым актом органа, уполномоченного от имени учредителя устанавливать систему оплаты труда работников этих учреждений.
*(3) Трудовая функция специалиста по кадрам описана в Профессиональном стандарте «Специалист по управлению персоналом», утвержденном приказом Минтруда РФ от 06.10.2015 N 691н. Среди возможных наименований должностей, профессий этот профессиональный стандарт называет такие наименования, как «специалист по кадровому делопроизводству», «специалист по документационному обеспечению работы с персоналом», «специалист по документационному обеспечению персонала», «специалист по персоналу». Схожие должности предусмотрены Профессиональным стандартом «Специалист по подбору персонала (рекрутер)», утвержденным приказом Минтруда РФ от 09.10.2015 N 717н.
*(4) При этом оклад по должности «ведущий специалист по кадрам» будет устанавливаться с отнесением данной должности уже к 4 квалификационному уровню ПКГ «Общеотраслевые должности служащих третьего уровня» согласно приказу Минздравсоцразвития РФ от 29.05.2008 N 247н, а не к 3 уровню, как по должности специалиста по кадрам I категории (смотрите также Приложение 1 к Положению).

Должностная инструкция ведущего специалиста отдела кадров

1.Общие положения

1.Отдел:кадров

2.Подразделение:Центр развития

3.Полное наименование должности:ведущий специалист

4.Назначение и снятие с должности осуществляется Генеральным директором.

5.Исполнитель этой должности непосредственно подчиняется начальнику отдела.

6.Исполнителя этой должности на период отсутствия замещает специалист (по отбору).

7.В своей деятельности работник руководствуется следующими правовыми актами и нормативными документами:

Устав ООО «Колпино» ,

Правила внутреннего трудового распорядка,

Приказы (указания) прямого руководства,

Положение об отделе кадров,

Кадровая политика и стратегия,

Концепция системы развития персонала,

Положение об аттестации,

Другие нормативные документы кадровой службы.

1.Требования к квалификации:

Работа на данной должности требует от работника следующей квалификации:

Высшее профессиональное образование (направление “Управление персоналом”, “Психология”, “Социология”)

Стаж работы в области работы с персоналом не менее 2 лет.

1.Исполнитель этой должности должен знать:

Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом.

Структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития.

Кадровую политику и стратегию предприятия.

Принципы построения системы управления персоналом.

Системы и методы оценки персонала.

Методы анализа профессионально — квалификационной структуры кадров.

Возможности использования современных информационных технологий в работе кадровых служб.

Передовой отечественный и зарубежный опыт работы с персоналом.

Основы социологии, психологии, педагогики и организации труда.

Основы профориентационной работы.

Основы экономики, организации производства и управления.

Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи.

Правила и нормы охраны труда.

Культуру труда и служебную этику.

На исполнителя этой должности возлагаются следующие функции:

Разработка, организация и проведение аудита (оценки) персонала.

Разработка, организация и проведение аттестации персонала.

Организация работы квалификационной комиссии и проведение квалификационных экзаменов (для рабочих специальностей ООО «Колпино» ).

Планирование карьеры сотрудников ООО «Колпино» и работа с кадровым резервом Фирмы.

1.Должностные обязанности

Ведущий специалист обязан:

1.Взаимодействовать с руководителями всех подразделений Фирмы по вопросам аттестации, оценки персонала, работы с кадровым резервом.

2.Разрабатывать методики проведения аттестации и квалификационных экзаменов (для рабочих специальностей ООО «Колпино» ).

3.Вносить руководству предложения по составу Аттестационной и Квалификационной комиссий ООО «Колпино» .

4.Составлять и согласовывать списки сотрудников ООО «Колпино» , подлежащих процедурам аттестации и квалификационных экзаменов.

5.Составлять и согласовывать графики проведения аттестации и квалификационных экзаменов в подразделениях Фирмы.

6.Отслеживать сроки проведения аттестации и квалификационных экзаменов.

7.Проводить информационно – консультативные семинары по вопросам проведения аттестации и квалификационных экзаменов для начальников отделов и других сотрудников, вовлеченных в процесс аттестации и проведения экзаменов.

8.Подготавливать руководству предложения по возможным кадровым перемещениям сотрудников (по результатам проведения аттестации и квалификационных экзаменов).

9.Подготавливать руководству предложения по формированию программ развития недостающих компетенций сотрудников, необходимых для эффективной работы на должности.

10.Информировать руководство Фирмы об изменениях в составе кадрового резерва и осуществленных кадровых перемещениях (по результатам аттестации и квалификационных экзаменов).

11.Формировать целевые методики оценки персонала по запросам начальников отделов. Проводить оценку.

12.Формировать и обновлять методическую базу.

13.Информировать руководство о последних научно-практических достижениях и новых программных продуктах в области оценки и аттестации персонала, работы с кадровым резервом.

14.Систематически проводить анализ обратной связи по результатам реализации проводимых мероприятий, вносить изменения в проводимые мероприятия.

15.Своевременно отвечать на запросы других сотрудников по направлению профессиональной деятельности, предоставлять требуемую информацию в полном объеме.

16.Объективно относиться к другим сотрудникам, оценивать их вклад в достижение целей Фирмы по результатам их работы независимо от личного отношения.

17.Соблюдать установленные сроки исполнения заданий и поручений.

18.Оказывать помощь коллегам по работе при решении задач их деятельности в случае, если помощь может привести к качественному улучшению результатов деятельности.

19.Непрерывно повышать свой профессиональный уровень.

Ведущий специалист имеет право:

1.Знакомиться с проектами решений руководителя отдела и руководителя организации по направлению деятельности.

2.Присутствовать на совещаниях комитетов и рабочих групп, других собраниях сотрудников по направлению деятельности.

3.Участвовать в обсуждении вопросов, связанных с деятельностью кадровой службы.

4.Вносить на рассмотрение директора по персоналу и начальника отдела кадров предложения по улучшению деятельности отдела и Фирмы и совершенствованию методов работы; варианты устранения имеющихся в деятельности компании недостатков.

Читайте также  Ликвидация муниципального бюджетного учреждения пошаговая инструкция

5.Осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех структурных подразделений.

6.Запрашивать лично или по поручению руководства от иных структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

7.С разрешения директора по персоналу или начальника отдела кадров привлекать специалистов всех структурных подразделений к решению задач по направлению деятельности.

8.Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

9.Требовать от директора по персоналу и начальника ОК содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

10.Действовать от имени отдела кадров и представлять его интересы во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями организации в пределах своей компетенции.

11.Представлять кадровую службу ООО «Колпино» во взаимоотношениях с внешними организациями по направлению деятельности.

1.Ответственность

Ведущий специалист несет ответственность за:

1.Нечеткое и несвоевременное выполнение своих должностных обязанностей — взыскание в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2.Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации

3.Причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.Нарушение трудовой дисциплины и несоблюдение внутренних правил трудовой деятельности – в пределах, определенных внутренними нормативными документами фирмы.

5.Некорректное отношение к сотрудникам фирмы – в пределах, определенных директором по персоналу и начальником отдела кадров.

1.Взаимоотношения

6.Исполнитель данной должности в процессе работы взаимодействует по направлению деятельности с сотрудниками всех структурных подразделений.

2.Критерии эффективности и оценки работы начальника отдела кадров

1.Полное и своевременное формирование списков кадрового резерва Фирмы.

2.Четкое, полное и своевременное предоставление запрашиваемой по направлению деятельности информации из других отделов.

3.Реализация функций кадровой службы, обозначенных в настоящей должностной инструкции.

Согласовано

Начальник отдела кадров __________________

Начальник юридического отдела __________________

Должностная инструкция инспектора по кадрам

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции инспектора по кадрам, образец 2021 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий средним профессиональным образованием без предъявления требований к стажу работы или начальным профессиональным образованием, специальной подготовкой по установленной программе и стажем работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года. Не забывайте, каждая инструкция инспектора по кадрам выдается на руки под расписку.

На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать инспектор по кадрам. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Общие положения

1. Инспектор по кадрам относится к категории специалистов.

2. На должность инспектора по кадрам принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года.

3. Инспектор по кадрам принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Инспектор по кадрам должен знать:

— законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала;

— структуру и штаты предприятия;

— порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников предприятия;

— порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;

— порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;

— порядок ведения банка данных о персонале предприятия;

— средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности инспектор по кадрам руководствуется:

— приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,

— настоящей должностной инструкцией,

— Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Инспектор по кадрам подчиняется непосредственно начальнику отдела кадров.

7. На время отсутствия инспектора по кадрам (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности инспектора по кадрам

Инспектор по кадрам:

1. Ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.

2. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам.

3. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.

4. Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям.

5. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

6. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих.

7. Вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением.

8. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.

9. Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций.

10. Изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению.

11. Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.

12. Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.

13. Составляет установленную отчетность.

14. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

15. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

16. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте,

17. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права инспектора по кадрам

Инспектор по кадрам имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения:

— по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,

— о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,

— о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности подчиненных ему работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность инспектора по кадрам

Инспектор по кадрам несет ответственность в следующих случаях:

Читайте также  Про отпуск закон

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция инспектора по кадрам — образец 2021 года. Должностные обязанности инспектора по кадрам, права инспектора по кадрам, ответственность инспектора по кадрам.

Должностная инструкция кадровика: изменения в 2021 году

Должностная инструкция — это основной документ, определяющий профессиональные обязанности сотрудника. Специалисты отдела кадров не являются исключением. На любом предприятии для них также составлена инструкция. Однако изменения в законодательстве, принятые в 2020/2021 г.г., привели к необходимости внесения корректировок в главный документ кадровика. Всем специалистам данной сферы рекомендовано ознакомиться с поправками, которые необходимо внести в должностную инструкцию. Это важно не только для редактирования документа, но и для правильного выполнения обязанностей, формирования оптимального распорядка рабочего дня.

Обязанности кадрового работника

В небольших компаниях чаще всего все кадровые процессы возложены на одного сотрудника. Нередко кадровик выполняет не только должностные обязанности, но и множество дополнительных функций.

На крупных предприятиях такая позиция невозможна из-за большого количества кадровой документации. Однако и здесь бывают ситуации, когда на кадровика возлагается масса других обязанностей.

При больших компаниях кадровая служба обычно состоит из нескольких специалистов и даже отделов. Продуктивнее всего разделять обязанности между сотрудниками, прописывая сферу деятельности каждого в должностной инструкции.

К обязанностям кадровых работников относятся:

  • прием и увольнение сотрудников (включая временных работников и подрядчиков);
  • составление и поддержание в актуальном состоянии кадровых документов;
  • уведомление сотрудников о внесении изменений в условия работы;
  • создание локальных нормативных актов;
  • подбор, обучение, переобучение персонала;
  • учет движения кадров;
  • внесение правок в документацию при изменении условий сотрудничества;
  • ведение воинского учета;
  • составление другой документации согласно специфике деятельности компании.

Какие изменения законодательства отразятся на должностной инструкции

Пандемия и самоизоляция привели к появлению множества изменений в законодательстве. Правительству пришлось в срочном порядке отрегулировать удаленные рабочие взаимоотношения и другие нюансы, вызванные дистанционным сотрудничеством. Кроме того, в соответствии с государственной программой цифровизации приняты меры для перевода документооборота в электронный формат.

Изменения Федерального Закона №493

Статьей 66,1 данного законодательства предусмотрены новые обязанности для кадровых работников. В связи с переводом предприятий на электронные трудовые книжки работодателей обязали составлять и подавать в Пенсионный фонд СЗВ-ТД. Обязанность по оформлению документа и его своевременной доставке в ПФР ложится на кадровиков.

Благодаря изменениям в данном законе у кадровых работников появилась еще одна дополнительная обязанность. Теперь им необходимо информировать сотрудников о нюансах перехода на электронные трудовые книжки.

Изменения Федерального Закона №353

В данном законе появилась новая статья 185.1, дающая сотрудникам право на прохождение диспансеризации. Работодатель же получил предписание предоставить для этих целей три оплачиваемых выходных дня один раз в 3 года. Для работников старшего возраста диспансеризация проводится ежегодно, и на нее выделяется два дня.

Для получения выходных сотрудники должны написать заявление. Таким образом у кадровиков появились новые обязанности по визированию заявок, координации графика работы и составлению приказов.

Несмотря на то, что изменения в законодательстве появились еще в 2019 году, до настоящего времени многие о них не знают. Между тем, нарушение относится к серьезным, при выявлении способно повлечь за собой соответствующие наказания для предприятия и сотрудника кадровой службы.

Ужесточение Федерального Закона №132

Здесь регулируется порядок составления и сроки подачи документов по воинской ответственности. Согласно закону кадровик обязан предоставлять списки граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, оповещать сотрудников о вызовах по повестке. Также законодательство определяет, что в обязанности кадровика входит предоставление информации о всех принятых или уволенных работниках, состоящих на воинском учете.

Сам закон остался неизменным. Однако значительно ужесточились наказания за нарушение требований. В несколько раз увеличились штрафы за неверное оформление документации и несоблюдение сроков ее подачи в военкомат. Также изменили сроки давности по привлечению к ответственности за нарушения ведения воинского учета. Вместо двух месяцев они теперь составляют три года.

Федеральный Закон №341

Ужесточились штрафы за неправильное ведение и хранение кадровой документации. Ранее при выявлении нарушений должностные лица оплачивали от 300 до 500 рублей. Нововведения увеличили штрафы до 3000-5000 рублей. Изменения коснулись только должностных лиц, непосредственно для компании наказание осталось прежним.

Прямые выплаты ФСС

Работник должен написать заявление о предоставлении ему выплат ФСС. В документе обязательно указывается номер карты «МИР» для расчетов. Перечисления на другие платежные системы не осуществляются. Кадровик, передавая документы на выплаты, обязан проконтролировать этот момент.

Новые обязанности, связанные с коронавирусом

В связи с пандемией кадровик должен запрашивать у нанятых на работу иностранцев справку об отсутствии инфекции. Кроме того, появилась обязанность по информированию Роспотребнадзора о выявлении работников с повышенной температурой и дальнейшем развитии событий.

Что нужно вносить в должностную инструкцию

Не все изменения стоит прописывать в документе. Например, обязанности, связанные с пандемией, имеют временный характер. Как только закончится эпидемия, они исчезнут. Нет смысла изменять документацию ради внесения временно запрашиваемых данных. При крайней необходимости можно составить дополнительное приложение к должностной инструкции с ограниченным сроком действия.

Новые обязанности, связанные с внедрением электронных трудовых книжек, относятся к оформлению документов о приеме сотрудника на работу. Если кадрами занимается один человек, нет необходимости прописывать в должностной инструкции такие подробности. Иначе она превратится в слишком объемный документ. Если же на предприятии работает целый отдел, и прием/увольнение сотрудников отданы в ведение одного человека, лучше подробно описать обязанности, в том числе и связанные с электронным документооборотом.

Как внести изменения в должностную инструкцию

Несмотря на то, что должностная инструкция является внутренним документом, просто изменить ее нельзя. Способы внесения корректировок зависят от того, как она изначально была создана.

Должностная инструкция может быть отдельным документом или являться приложением к трудовому договору. В первом варианте руководителю достаточно приказом утвердить редактирование, внести правки, ознакомить с ними кадровика. Последний должен подписать новый документ.

Второй случай более сложный. Первоначально необходимо получить согласие на изменения в договоре. Далее создается дополнительное соглашение, в котором указываются все корректировки.

Должностная инструкция включает в себя три раздела:

Раздел «права работника» остается неизменным. Основные корректировки касаются первого и последнего блоков.

В список «обязанности сотрудника» вносят все нововведения, связанные с изменением законодательства. В данном блоке прописывают новые обязанности, появившиеся в связи с внедрением электронных трудовых книжек и подачей отчета в ПФР. Также здесь следует осветить пункт о ведении воинского учета, если ранее он не был внесен в документ.

В разделе «ответственность» следует изменить пункты о штрафах за недобросовестное исполнение обязанностей. Так как законодательно ужесточили ответственность за нарушение сроков подачи отчетов и других документов, за ошибки при их составлении, лучше прописать это в документе.

Если статья была вам полезна, пожалуйста, оцените ее по «звездной» шкале ниже, где 5 звезд — очень полезна.

Мы хотим, чтобы вы читали только интересные материалы, и будем благодарны за обратную связь