Ознакомлена с приказом как пишется

Лист ознакомления с приказом

Если на предприятии издается приказ, касающийся его работников (а такие приказы – это большая часть распорядительной документации организаций), то каждый прямо или косвенно упомянутый в нем сотрудник должен быть с ним ознакомлен. При этом информация о прочтении приказа и подпись работника вносятся в специальный лист.

Функция и роль приказа

Приказ – это распоряжение руководителя, которое оформляется в письменном виде и содержит сведения о том или ином принятом решении.

Приказы могут касаться любых правовых аспектов отношений между работодателем и подчиненным:

Издаются приказы всегда от лица директора предприятия, легитимны только внутри фирмы, имеют длительный период действия и, при необходимости, могут подвергаться изменениям.

Приказы ни в коей мере не должны нарушать ни гражданских, ни трудовых прав работников, которые, в свою очередь, в обязательном порядке должны с ними ознакомляться.

Зачем нужна подпись работника

Сотрудник предприятия не просто должен прочесть приказ, но и поставить свою подпись либо на самом документе, либо в специальном бланке: листе ознакомления с приказом.

Это правило является требованием законодательства, которое обязывает руководство фирмы знакомить сотрудников со всеми издаваемыми на предприятии локальными нормативными бумагами.

Автограф работника на приказе будет свидетельствовать о том, что он согласен с распоряжением и готов приступить к его исполнению.

В каких случаях используется лист ознакомления с приказом

Лист ознакомления с приказом используется в тех случаях, когда распоряжение касается большого количества сотрудников, например, целого структурного подразделения или какой-то конкретной группы работников. Понятно, что он не является самостоятельным документом, а служит своего рода приложением к приказу.

В случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, в дальнейшем этот документ может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны, поэтому подписи следует собирать тщательно и скрупулезно.

Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, упомянутых в приказе, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников отсутствует на рабочем месте в момент сбора подписей, например, по причине болезни, отпуска или командировки, надо дождаться его возвращения и только тогда взять подпись об ознакомлении с приказом.

Что будет, если не поставить подпись об ознакомлении с приказом

Заставить сотрудника подписать и выполнить приказ руководителя нельзя.

Однако по факту отказа от подписи распоряжения, представитель работодателя вправе составить специальный акт, а за отказ от выполнения приказа работодатель имеет право подвергнуть сотрудника дисциплинарному взысканию или даже уволить.

Конечно, такие меры возможны только при условии, что приказ полностью соответствует всем нормам законодательства РФ, а подчиненный не предоставил никаких веских и уважительных причин для подобного поведения.

На каком этапе происходит ознакомление

Как правило, знакомство с приказом происходит непосредственно сразу после его выпуска или в течение нескольких дней после этого – обычно предельная дата указывается директором в самом документе. В любом случае, свою подпись работник должен поставить до того, как приступит к выполнению распоряжения.

Кто формирует лист

Непосредственно составление и заполнение листа ознакомления с приказом обычно лежит на специалисте отдела кадров предприятия, юрисконсульте или секретаре — т.е. любом том сотруднике, в должностную инструкцию которого вписана данная функция. Также формировать лист и знакомить с приказом коллег может работник, назначенный на это в самом тексте распоряжения директором.

Как составить лист ознакомления с приказом

Практически все стандартные унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены, поэтому лист может составляться работниками фирмы в произвольном виде или по внутреннему шаблону организации.

Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.

В «шапке» листа следует обозначить:

  • название предприятия;
  • наименование документа;
  • номер, дату и суть приказа.

Далее рекомендуется сделать таблицу, в которую нужно внести:

  • порядковый номер работника;
  • фамилию-имя-отчество работника;
  • должность;
  • дату ознакомления с приказом;
  • подпись.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (например о структурном подразделении, в котором трудится работник или примечания).

Если сотрудников, которых касается приказ, много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

Как оформить лист

Документ обычно составляется в единственном экземпляре, на листе формата А4 или на фирменном бланке компании. Формировать его можно как от руки, так и в печатном виде. Главное – наличие подлинных автографов работников.

Удостоверять бланк при помощи печати строгой необходимости нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать при визировании документов штемпельные изделия (если только эта норма не закреплена во внутренних локальных актах фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Сроки и способы хранения бланка

Лист ознакомления с приказом должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с тем распоряжением, которого он касается. Срок его хранения законодательно не ограничен, но, как минимум, весь период действия приказа он должен быть в целости и сохранности.

Лист ознакомления с приказом: правила составления и образец

Лист ознакомления с приказом — это учетная форма в виде таблицы. После оформления и внесения подписей сотрудников она прилагается для хранения к распорядительному или нормативному документу.

С какими приказами и зачем должны ознакомиться работники

Есть перечень издаваемой организационно-распорядительной документации (ОРД), об утверждении и содержании которой работодатель обязан проинформировать сотрудников. В него входят приказы организации:

  • по основной деятельности — для ознакомления и руководства в работе всех перечисленных исполнителей;
  • по личному составу.

Законодательство обязывает работодателя ознакомить нанятого с принимаемыми ЛНА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, и получить его подпись (ст. 22 ТК). Подпись, удостоверяющая знакомство с документом, требуется на приказе:

  • о приеме на работу (ст. 68);
  • увольнении (ст. 84.1),
  • о взыскании (ст. 193 ТК);
  • если этого требует действующая утвержденная форма, например, о переводе на другую работу (форма № Т-5);
  • где ознакомление требует здравый смысл, например, в журналах об ознакомлении работников с требованиями охраны труда, техники безопасности и правилами оказания первой медицинской помощи (ч. 2 ст. 212 ТК).

Действующий в организации порядок и доступные способы для ознакомления с до­кумен­тами необходимо закрепить в локальных нормативных актах. Важно ознакомить и с ними, например, в день приема на работу.

Как организовать ознакомление

С некоторыми документами сотрудник должен ознакомиться и обязательно в них расписаться. Это проблематично, если в организации их занято несколько тысяч, а часть, например, удаленно. Сложности возникают из-за следующих факторов:

  • объе­ма до­кумен­тации;
  • необходимости подписания удаленными сотрудниками;
  • организации гарантированного подписания и соблюдения его сроков.

Этот процесс оптимизируют с помощью современных технологий — используются ECM-системы (системы управления корпоративным контентом). Они облегчают работу делопроизводителя или специалиста по кадрам:

  • оповещают сотрудников о необходимости подойти и ознакомиться с до­кумен­том, расписаться в листе;
  • позволяют предварительно ознакомиться с электронной версией на своем рабочем месте.
Читайте также  Кто может представлять доказательства в суде

Есть ЛНА, для которых в законодательстве нет явного требования о наличии личной подписи (положение о служебных командировках, о размере выплачиваемых суточных и т. д.). Работодатель в этом случае организует ознакомление в электронном виде, как выполнение задания по прочтению документа. Подтверждается решение задачи нажатием кнопки «Выполнено».

Ход ознакомления большим количеством сотрудников отслеживается через «единую точку входа» — задачу ­ECM-системы. При необходимости формируется лист как отчет. Форма отчета отразит:

  • наименование до­кумен­та;
  • Ф.И.О. сотрудников;
  • дату и время ознакомления.

Как оформить ознакомление

Знакомство с приказом фиксируется в самом тексте или на отдельном бланке — листе ознакомления с приказом. Структура документа:

  • название;
  • дата;
  • Ф.И.О. сотрудника,
  • указание должности (подразделения);
  • подпись и дата.

Под текстом приказа

Отметка о знакомстве с документом оформляется по образцу визы. Состав ее элементов установлен п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003 (пример 1):

  • наименование должности лица, которое знакомится с документом;
  • подпись, расшифровка подписи (Ф.И.О.);
  • дата ознакомления.

Если факт ознакомления предусмотрен процедурой (например, приказ об увольнении ТК требует ознакомить работника под подпись), то лучше расширить состав оформляемых элементов, а именно:

  • добавить к визе соответствующее слово «Ознакомлен» (пример 2);
  • не только ознакомить с документом, но и выдать его экземпляр или копию на руки, отразив в отметке факт выполнения этого действия (пример 3).

Отдельным листом

Цель оформления листа с изданным распорядительным документом и поручением:

  • зафиксировать факт получения исполнителем;
  • принятие его на исполнение с учетом контрольных сроков.

Некоторые правила для документа:

  • оформляется к уже изданному распорядительному документу;
  • подписывается сотрудником, который проводит процедуру.

Форма утверждается организацией самостоятельно:

  • может быть частью инструкции по делопроизводству;
  • как часть изданного распорядительного документа;
  • использоваться как одна из форм отчетов, формирующихся в СЭД.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие существуют способы и порядок ознакомления работников с документами. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как составить лист

Поскольку утвержденной формы учетного регистра нет, лист составляется по приведенному образцу бланка. При необходимости форму таблицы дополняют графами для дополнительной информации и пометок.

ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ

с приказом ООО «______________»

№ _____ от «__» _________202_ года

Образец заполненный

Сколько хранить лист

Лист формируется в одном экземпляре и помещается в дело вместе с оригиналом распорядительного документа. Перед передачей на хранение убедитесь, что все упомянутые в тексте сотрудники поставили отметки об ознакомлении и дату в документе.

Срок хранения определяется сроком хранения основного приказа.

Инструкция: как знакомить работников с приказом под подпись

Лист ознакомления с приказом — это документ, представляющий собой приложение к основной части распоряжения главы компании. В нем сотрудники оставляют подписи, подтверждающие ответственность за выполнение решений руководства.

Почему работников надо знакомить под подпись

Распоряжение руководства предполагает, что работники выполнят все его указания. Но не всегда подчиненные знают о существовании того или иного указа. Знакомить их с внутренними документами, касающимися трудовых отношений, обязаны работодатели (ст. 22 Трудового кодекса). Просто прочитать документы недостаточно. Чтобы избежать в дальнейшем конфликтных ситуаций, для ознакомления и руководства в работе сотрудник обязан расписаться под решением директора.

Оставленный автограф означает, что работник проинформирован о задании и несет ответственность за его выполнение. Если они не выполнены, ясно, на кого руководство вправе наложить дисциплинарное взыскание, наказать рублем или даже расторгнуть договор. С другой стороны, такая практика защищает тех работников, которые не оставили подпись на документе. Их наказать не получится, поскольку они не осведомлены должным образом и не обязаны выполнять требования.

С какими приказами и кого надо знакомить

Законодательно не установлен точный список распоряжений, о содержании которых необходимо осведомить подчиненных. Но существуют общие правила, которым следуют компании. Есть два вида распоряжений, о которых уведомляют сотрудников под подпись:

  • по основной деятельности — для организации работы компании, планирования, финансирования, снабжения, отчетности и других текущих вопросов;
  • по личному составу — регулируют кадровые вопросы и отражают взаимоотношения работодателя с сотрудниками компании.

Чаще всего подписи, удостоверяющие ответственность за выполнение поручений, требуются в следующих распоряжениях:

  • о трудоустройстве специалистов — ст. 68 ТК РФ;
  • о расторжении договора — ст. 84.1 ТК РФ;
  • о порядке обработки персональных данных — ст. 86 ТК РФ;
  • о взыскании — ст. 193 ТК РФ;
  • о предоставлении отпуска — ст. 123 ТК РФ;
  • о переводе на другую должность;
  • о командировке;
  • о премировании и др.

Ознакомить требуется всех, кому поручают какие-либо задания. Иногда указ касается одного работника, а иногда целого подразделения и всего коллектива компании. Если в бумаге указано конкретное задание для одного сотрудника, второе — для другого, а ответственному лицу поручают контроль за выполнением указа, то подписать должны все трое. Есть ситуации, когда указывается общая формулировка «ознакомить с приказом всех касающихся лиц», в таком случае подпись обязаны поставить все, кого прямо или косвенно упомянули в документе. Иногда круг исполнителей обобщен, например «Руководителям отделов отчитаться до 01.08.2021». В таком случае необходимо составить лист ознакомления и внести туда абсолютно всех глав подразделений.

Если решением руководителя утверждают некий ЛНА, который относится ко всем подчиненным, то осведомить придется каждого. В такой ситуации поручают донести до всех содержание документа одному сотруднику, например кадровику или секретарю. Тогда в этом приказе он один ставит свою подпись, а затем составляет отдельный лист и знакомит всех остальных.

Какие способы ознакомления существуют

В законодательстве не указано, где работник обязан расписаться после того, как прочитал документ. В практической деятельности есть несколько способов:

  • на самом документе (удобно для кратких распоряжений, указов, уведомлений, если они применимы к одному-трем сотрудникам);
  • на специальном листе, который прилагается к основной части распоряжения (в нем обязательно указывают, к какому документу он относится);
  • в журналах, в которых отмечают, с какими актами ознакомлены сотрудники компании.

Все способы обладают одинаковой юридической силой. Наиболее популярны первые два. Чаще всего лист ознакомления применяют, когда указ касается большого количества людей — нескольких отделов, определенной категории сотрудников или целого филиала.

Как сформировать лист ознакомления с приказом

Унифицированного бланка нет. Его составляют по стандартам, принятым в организации. Чтобы правильно создать документ, ориентируйтесь на инструкцию, как оформляется ознакомление с приказом под подпись по статье ТК РФ:

  1. Возьмите лист формата А4 или фирменный бланк.
  2. В шапке укажите наименование организации и самого документа, отметьте номер и дату основного указа.
  3. Главную часть составьте в виде таблицы.
  4. Заверьте подписью должностных лиц — составителя (начальника отдела кадров, секретаря или главбуха) и директора.

Основная часть — это таблица, в которую входят следующие пункты:

  • порядковый номер работника;
  • его фамилия, имя и отчество;
  • должность;
  • дата прочтения приказа;
  • подпись.

Издают лист в одном экземпляре. Если необходимы подписи большого количества сотрудников, то понадобятся несколько листов. Их следует пронумеровать и скрепить степлером или суровой нитью.

Читайте также  Что такое неотделимые улучшения арендованного имущества

Поскольку единой формы нет, для удобства используйте стандартный лист в виде таблицы.

Если знакомят одного работника, то здесь отдельного листа не требуется. И отметку ставят в самом распоряжении. Вот образец, как пишется «ознакомлена с приказом»:

от 07.08.2021 Москва

О расторжении трудового договора

Прекратить действие трудового договора от 01.02.2014 № 7 с 8 августа 2021 года. Уволить офис-менеджера Образцову Ольгу Олеговну по инициативе работника (пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса).

Основание: заявление Образцовой О.О. от 29.02.2020 № 1.

Генеральный директор Иванов Иванов И. И.

С приказом ознакомлена:

Офис-менеджер Образцова Образцова О.О.

Сколько хранить лист ознакомления

Хранить лист с отметкой об ознакомлении следует особенно тщательно, поскольку обычно он создается в единственном экземпляре. Иначе при его утере придется собирать подписи заново. А иногда это проблематично: состав сотрудников со временем меняется. Поскольку он является приложением к распоряжению, то и хранят их вместе в отдельной папке. Период хранения в законе не лимитирован. Главный ориентир — распоряжение, которого он касается. Их сохраняют и утилизируют одновременно.

С приказом ознакомлен

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

а в инструкции по делопроизводству..(. 01,2012)указано (п.99) на обратной стороне приказа или на отдельном листе бумаги.

с лицевой стороны приказа

61. Реквизит «Визы».
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.
Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.
Например:
Начальник отдела кадров
Подпись А.В.Смирницкий
25.06.2008

Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в тексте проекта документа не допускается. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».

Например:
Начальник отдела кадров
Подпись А.В.Смирницкий
25.06.2008
С проектом не согласен.
Замечания прилагаются

Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в деле.

При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования.

Например:
Начальник отдела кадров
Подпись Н.Б.Скворцова
20.06.2008

Зав. отделом документоведения
Подпись А.В.Сидорцов
20.06.2008

Зав. отделом архивоведения
Подпись Т.И.Боброва
21.06.2008

Юрисконсульт
Подпись Н.С.Швец
22.06.2008

При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся. При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для размещения визы, делается отметка, оформляемая по правилам, установленным пунктом 60 настоящей Инструкции.

Перечень согласующих инстанций определяется составителем документа исходя из его содержания и требований нормативных правовых актов.

В распорядительный документ не следует включать пункт: «Приказ довести до сведения . ». Перечень должностных лиц или структурных подразделений, подлежащих ознакомлению с распорядительным документом, указывается в листе ознакомления, прилагаемом к проекту документа, либо оформляется на оборотной стороне последнего листа документа.

При необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников организации пункт «Приказ довести до сведения всех работников» обязателен.

Как ознакомить с приказом под подпись

Лист ознакомления с приказом — это документ, который не может существовать сам по себе и является составной частью распоряжения руководства. Оформляется в тех случаях, когда до сотрудников в обязательном порядке нужно донести задачу и отметить их ответственность за ее выполнение.

  • Отпуск без заявления работника
  • Какие компенсации положены сельским специалистам
  • Сведения о профилактических прививках по форме 5
  • Пишем письмо в налоговую о разъяснении
  • Ревизионный отчет по организации

Нормативная база

Почему работников надо знакомить под подпись

Такой документ предполагает, что сотрудники компании будут выполнять перечисленные в нем инструкции, но далеко не всегда все работники в курсе того, что существует то или иное указание. В обычной ситуации это задача руководителя структурного подразделения — доносить до своих подчиненных все решения руководства и следить за тем, чтобы те выполнялись. Но не всегда это делается своевременно, и поэтому лучшим вариантом станет подпись каждого из работников под таким документом, подтверждающая, что они ознакомились с бумагой, поняли все написанное и обязуются выполнять предписания. Такой подход позволяет с минимальными усилиями разрешать споры между руководством и подчиненными. Кроме того, если задача не выполнена как положено или в установленный срок, всегда понятно, кто ответственен за нее и кого необходимо оштрафовать или даже уволить.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как ознакомить работника с приказом о предоставлении отпуска.. Используйте эти инструкции бесплатно.

С какими приказами и кого надо знакомить

Конкретного перечня распоряжений руководства, с которыми необходимо знакомить сотрудников, в законодательстве нет. Каждая компания принимает внутренние правила, регламентирующие эту процедуру. В одном случае абсолютно все такие документы необходимо подкреплять соответствующим листом ознакомления, в другом — только те, которые касаются каких-то важных событий или непосредственно затрагивают поле деятельности конкретного работника. А третьи компании исключают такую практику, предпочитая вывешивать все распоряжения на доступном для всех сотрудников месте (например, на одной из страниц официального сайта), а в должностную инструкцию включают обязанность каждого подчиненного изучать все документы, которые там присутствуют.

Распространенные примеры распоряжений, с которыми чаще всего знакомят сотрудников:

  • прием на работу;
  • вступление в новую должность;
  • проведение проверки;
  • проведение тестирования подчиненных;
  • перевод на другую должность;
  • предоставление планового или внеочередного отпуска;
  • повышение или понижение оплаты труда;
  • возникновение у подчиненных новых должностных обязанностей и/или исключение старых.

Как сформировать лист ознакомления

Эту бумагу обычно формирует секретарь или руководитель отделения, которому вменяется в обязанность ознакомление подчиненных с указами директора. Форма официально не утверждена, поэтому обычно используется бланк, составленный согласно внутренним стандартам компании. Основные элементы, которые в него входят:

  1. Номер работника по порядку в очередности. Иногда это играет свою роль, и первыми расписываются те, кто несет основную ответственность, но чаще всего это просто перечень.
  2. Ф. И. О. сотрудника.
  3. Его должность.
  4. Дата и подпись.

Актуальный сейчас образец, как ознакомить с приказом под роспись работников компании (шаблон):

Образец

Стандартный документ такого типа выглядит так:

В отдельных случаях аналогичная отметка ставится непосредственно в распоряжении руководства. Вот как выглядит образец в приказе «с приказом ознакомлены»:

С ПРИКАЗОМ ОЗНАКОМЛЕНЫ:

Начальник отдела продаж ________________________Петров П.П. (дата)

Заместитель начальника отдела продаж____________ Иванов И.И.(дата)

Делопроизводитель _____________________________ Семенова С.С.(дата)

Консультант по юридическим вопросам_____________ Кононов К.К.(дата)

Сколько хранить лист ознакомления

Срок хранения формально не ограничен, но обычно он соответствует актуальности указа. Например, если последний действует в течение одного года (допустим, план по продажам на 12 месяцев), то и приложение к нему имеет тот же срок действия. Отправляются в архив и утилизируются они одновременно.