Образец уведомления об обработке персональных данных в роскомнадзор для ооо

Разъяснения по вопросам уведомления об обработке персональных данных

Один из главных вопросов, который встаёт перед операторами персональных данных, – подавать или не подавать в Роскомнадзор уведомление об обработке персональных данных?

Основная причина, по которой организации, осуществляющие обработку персональных данных, не спешат подавать уведомление: нежелание обратить на себя взор надзирающего ока (Роскомнадзора).

С пассивностью операторов в этом вопросе государство, в лице уполномоченного органа (Роскомнадзора), борется регулярными мерами – проводится выборочная рассылка официальных запросов. Многие юридические лица уже столкнулись с такими запросами. Это запросы уполномоченного органа по поводу подачи уведомления об обработке персональных данных.
Здесь важно учесть, что запрос Роскомнадзора — это официальное обращение государственного органа, игнорирование которого, так же как и некорректный ответ, может повлечь административную ответственность.

Возможны две ситуации:

  1. вы ничего не знаете о персональных данных (или что-то слышали, но не заинтересовались), и вам пришел запрос уполномоченного органа;
  2. вы сознательно решили выполнить требования законодательства о персональных данных и подали уведомление.

Для начала рассмотрим первую ситуацию. Вам поступил запрос от уполномоченного органа о том, что информация о Вас, как об операторе персональных данных, в реестре операторов отсутствует и вам необходимо подать уведомление, чтобы зарегистрироваться как оператор персональных данных.

В соответствии с частью 4 статьи 20 ФЗ «О персональных данных» ответить на запрос необходимо в течение 30 дней.

Те, кто не отвечают на запрос, совершают ошибку сразу, т.к. в соответствии со статьей 19.7 КоАП РФ за непредоставление информации в срок предусмотрена административная ответственность.

Другая распространенная ошибка – непродуманный ответ. Притом как положительный, так и отрицательный.

Многие организации подают уведомление, не разобравшись в законе, и тем самым подставляют себя под удар, потому что часто в «быстрых» уведомлениях содержатся ошибки или неполные данные.

Следует обратить внимание на то, все ли пункты уведомления заполнены. Статья 19.7 КоАП РФ предусматривает ответственность и за подачу уведомления в неполном объеме.
В свою очередь, скоропостижный отказ в подаче уведомления, также может содержать множество ошибок. Так, некоторые организации, обрабатывающие данные не только своих работников (например, учебные либо лечебные учреждения), в своем ответе ссылаются только на пункт 1 часть 2 статьи 22 ФЗ «О персональных данных».
Чтобы избежать этих ошибок, мы советуем, получив запрос, не торопиться. У вас есть 30 дней на ответ. Прежде всего, найдите непосредственную форму уведомления — она находится на сайте Роскомнадзора. Изучив форму, вы поймете, что заполнение уведомления — это серьезная работа, и если раньше вы ничего не делали в отношении регламентации обработки и защиты персональных данных, то теперь придется заняться этим вплотную.

Прежде всего необходимо выполнить самообследование. Для этого и послужит отправной точкой форма уведомления. В нем четко видно, что необходимо определить:

  • категории персональных данных,
  • категории субъектов персональных данных,
  • цель обработки персональных данных,
  • правовое основание обработки персональных данных,
  • перечень действий с персональными данными,
  • описание способов обработки,
  • осуществление трансграничной передачи персональных данных,
  • описание мер, предусмотренных статьями 18.1. и 19 Федерального закона «О персональных данных»,
  • ответственный за организацию обработки персональных данных,
  • сведения об обеспечении безопасности персональных данных в соответствии с требованиями к защите персональных данных, установленными Правительством РФ.

В качестве помощника в затруднительных ситуациях можно использовать «Рекомендации по заполнению образца формы уведомления об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных» утвержденных приказом Роскомнадзора от 19.08.2011 г. N 706. Эти рекомендации содержат то, что хочет от вас видеть Роскомнадзор в уведомлении.
Если вам удалось провести полноценное обследование, и вы выявили самое главное — цели обработки персональных данных, то дальше следует обратиться к части 2 статьи 22 ФЗ «О персональных данных». В ней содержатся основания обработки персональных данных БЕЗ уведомления уполномоченного органа. Если у вас есть хотя бы один случай обработки персональных данных, не подпадающий под эти основания, вы обязаны подать уведомление.

Дальше необходимо заняться выполнением требований законодательства о персональных данных как в сфере организации и регламентации обработки персональных данных, так и в сфере их технической защиты.

Важно понимать — наличие оснований для обработки персональных данных без уведомления уполномоченного органа не освобождает вас от обязанности по выполнению всех требований законодательства о персональных данных!

Если вы решили ответить на запрос подачей уведомления, сроки выполнения будут крайне сжаты. Все основные мероприятия вполне можно выполнить в течение месяца (все зависит от размера предприятия/учреждения), однако могут возникнуть проблемы с задержкой доставки средств защиты информации. Чтобы уложиться в отведенные для ответа на запрос сроки — в поле «описание мер, предусмотренных статьями 18.1 и 19» некоторые операторы временно указывают общие фразы типа: «обеспечена техническая защита персональных данных», а впоследствии, когда завершают процесс защиты, вносят изменения в ранее поданное уведомление через сайт Роскомнадзора. Конечно, такая мера может вызвать проблемы и нарекания контролирующих органов, но «это лучше чем ничего».

Если вы решили, что не должны подавать уведомление, то вам необходимо подготовить ответ на запрос Роскомнадзора. В нем вы должны указать основания для обработки персональных данных без уведомления уполномоченного органа, сославшись на пункты части 2 статьи 22 ФЗ «О персональных данных». Многие операторы не должны подавать уведомление, но эта позиция должна быть четко основана на законе.

И опять повторим главное: Если вы решили не подавать уведомление, то вы все равно должны выполнить все требования закона и защитить персональные данные.
Если вы решили подать уведомление, то здесь мы плавно переходим ко второй ситуации. Чтобы упростить себе жизнь с придумыванием формулировок, мы советуем вам заглянуть в реестр операторов на сайте Роскомнадзора. В нем вы найдете все уведомления, которые подавали операторы. Конечно, у всех операторов ситуация своя, но вы сможете увидеть в них общие тенденции и что-то перенести себе. Можно даже найти подобного оператора (например, если вы учебное заведение, поищите в реестре себе подобных). Заполняя уведомление, обратитесь к «Рекомендациям по заполнению образца формы уведомления об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных», утвержденным приказом Роскомнадзора от 19.08.2011 г. N 706. В них приведены довольно доступные и понятные примеры, но некоторые разделы уведомления все равно оставляют массу вопросов у операторов.

Большинство вопросов связано со следующими пунктами:

  • описание мер, предусмотренных статьями 18.1. и 19 Федерального закона «О персональных данных»;
  • сведения об обеспечении безопасности персональных данных в соответствии с требованиями к защите персональных данных, установленными Правительством РФ.

Чтобы заполнить информацию по первому пункту, вам необходимо выписать меры, которые оператор должен предпринять в соответствии с данными статьями. Смотрим статью 18.1. Исходя из ее требований, можно понять, что мы должны выполнить следующие действия (данные рекомендации — исключительно мнение авторов и не закреплены действующим законодательством, однако, уведомления, поданные с данными формулировками по рекомендации авторов, нареканий со стороны контролирующих органов не вызывали):

  • назначить ответственного за организацию обработки;
  • издать политику оператора в отношении обработки персональных данных;
  • издать локальный акт, один или несколько, котором описываются процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства РФ;
  • и так далее.

В свою очередь в уведомлении в данном пункте мы пишем: назначен ответственный за организацию обработки (некоторые пишут номер приказа), издана политика оператора в отношении обработки персональных данных; издан локальный акт, описывающий процедуры. И так далее.

С 19 статьей делаем то же самое.

Что касается второго пункта, в него необходимо включать те меры и действия, которые вы предприняли, выполняя Постановления Правительства РФ в сфере персональных данных:

  • Постановление Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 г. N 211 «Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных»;
  • Постановление Правительства Российской Федерации от 15 cентября 2008 г. №687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»;
  • Постановление Правительства Российской Федерации от 6 июля 2008 г. №512 «Об утверждении требований к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных»;
  • Постановление Правительства РФ от 1 ноября 2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных».

Для примера возьмем постановление 1119. Если вы установили, что у вас 4 уровень защищенности, вы должны выполнить требования пункта 13 Постановления. В итоге, в уведомлении вам следует писать, например: Руководителем утвержден перечень лиц, доступ которых к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе, необходим для выполнения ими служебных (трудовых) обязанностей. И так далее по другим мерам и другим Постановлениям Правительства в сфере персональных данных.

Читайте также  Сколько времени оформлять ипотеку и покупка квартиры

Если у вас возникли трудности с указанием даты начала обработки и сроком или условием прекращения обработки, то чаще всего пишут дату регистрации предприятия, и условие — прекращение деятельности. Но, конечно, существует еще множество различных вариантов для этих двух пунктов!

Отправив электронную форму уведомления, вы должны не забыть распечатать его, подписать у руководителя и отправить по почте! Ваше уведомление не будет добавлено в реестр операторов, пока в Роскомнадзор не придет его печатный экземпляр!

Через две-три недели мы советуем проверить, добавлено ли ваше уведомление в реестр. Это довольно легко сделать на сайте Роскомнадзора.

Напомним — Вы не просто должны подать уведомление, вы должны выполнить все, что в нем написано!

Удачной Вам работы в сфере обработки и защиты персональных данных!

Инструкция по работе с типовым уведомлением для СРО

На сайте Роскомнадзора https://pd.rkn.gov.ru/operators-registry/notification/form/, в Форме уведомления необходимо заполнить все отмеченные поля, согласно присланному проекту уведомления, а именно:

  • «Наименование ТО Роскомнадзора» — выбирается наименование территориального органа Роскомнадзора из всплывающего списка, куда будет отправлено уведомление;
  • «Тип оператора» выбрать тип оператора «Юридическое лицо» из всплывающего списка;
  • «Наименование оператора» — вводится полное название оператора с указанием организационно-правовой формы;
  • «Сокращенное наименование оператора» — указывается при наличии;
  • «Адрес оператора» — нажать на «выбрать из справочника» и в раскрывшемся окне ввести адрес организации, после ввода адреса, подтвердить действия нажатием кнопки «ОК». Заполнить поле «Индекс». В случае совпадения фактического адреса местонахождения и почтового адреса, отметить графу «совпадает с адресом местонахождения»;
  • Заполнить контактные данные: «Телефон», «Факс», «Адрес электронной почты» при наличии;
  • В поле «Выбрать регион» выбрать регион из списка (необходимо выбрать регионы, в которых фактически располагаются сервера с базами данных по всем информационным системам. К примеру: регион места нахождения СРО, где размещаются компьютеры, на которых автоматизировано ведется обработка персональных данных; регион сервера, на котором располагается сайт СРО и т.д. К таким регионам не относится регион размещения сервера АИС НРС, так как персональные данные для направления в указанную систему обрабатываются СРО по месту своего нахождения);
  • Заполнить поля «ИНН», «ОГРН» и т.д.;
  • При наличии филиалов, заполнить поле «Филиалы»;
  • «Правовое основание обработки персональных данных» — ввести информацию, указанную в аналогичном поле проекта уведомления;
  • «Цель обработки персональных данных» — ввести информацию, указанную в аналогичном поле проекта уведомления;
  • «Описание мер, предусмотренных статьями 18.1 и 19 ФЗ «О персональных данных»» — ввести информацию, указанную в аналогичном поле проекта уведомления. В графу «Средства обеспечения безопасности» ввести информацию, указанную в аналогичном поле проекта уведомления;
  • «Сведения об обеспечении безопасности ПДн в соответствии с требованиями к защите…» — ввести информацию, указанную в аналогичном поле проекта уведомления;
  • «Дата начала обработки ПДн» — указать дату;
  • «Срок или условие прекращения обработки ПДн» — выбрать в поле, находящемся справа, «Условия окончания» и в появившемся поле ввести: «Прекращение деятельности название Оператора»;

На примере системы «1С «Кадры и бухгалтерия»:

  • «Категория персональных данных» — отметить все категории в графе «Персональные данные», кроме «имущественное положение» и «социальное положение». Графу «специальные категории ПДн» и графу «Биометрические ПДн» заполнять не надо. В графе «другие категории ПДн», написать категории персональных данных из проекта уведомления, за исключением тех, что были отмечены знаком «галка»;
  • «Категории субъектов, ПДн которых обрабатываются» — ввести информацию, указанную в аналогичном поле проекта уведомления;
  • «Перечень действий с ПДн, общее описание . » — ввести информацию, указанную в аналогичном поле проекта уведомления. Выбрать тип обработки ПДн, исходя из типа обработки, указанного в проекте уведомления (для описанных 4-ех ИСПДн в проекте уведомления, используется: смешанная обработка ПДн, с передачей ПДн по внутренней сети Оператора, с передачей по сети Интернет);
  • «Осуществление трансграничное передачи» — выбрать «не осуществляется»;
  • «Использование шифровальных средств» — поле не заполняется;
  • «Сведения о местонахождении базы данных…» — выбрать «Россия»;
  • «Адрес ЦОДа» — указать адрес ЦОДа (указывается собственный адрес организации, если база данных, содержащая ПДн, находится на территории организации. Указывается адрес арендуемого ЦОДа, если база данных, содержащая ПДн, находится в арендуемом (ЦОДе));
  • «Собственный ЦОД» — выбрать «да» (если база данных, содержащая ПДн, находится на территории организации), выбрать «нет» (если, база данных, содержащая ПДн, находится в арендуемом (ЦОДе). В случае ответа «нет», необходимо заполнить информацию по организации, ответственной за хранение данных (Информация представлена в проекте уведомления);
  • На примере системы «1С «Кадры и бухгалтерия» заполняется информация по остальным ИСПДн, согласно информации, представленной в проекте уведомления. Новая информационная система добавляется путем нажатия «добавить ИС» в форме уведомления;
  • «Ответственный за организацию обработки ПДн» — указывается физическое лицо, назначенное приказом по организации. Заполняются все поля.

После заполнения электронной формы уведомления, необходимо ввести «Защитный код», ознакомиться с «Порядком подачи уведомления в электронном виде» и нажать «Отправить электронное уведомление и подготовить форму к распечатке».

! ВНИМАНИЕ. После заполнения электронной формы, уведомление будет внесено в реестр рассматриваемых уведомлений. Уведомлению в электронной форме будет присвоен уникальный ключ. Распечатанному уведомлению на бумажном носителе будет присвоен аналогичный уникальный ключ. В связи с этим внимательно заполняйте и проверяйте формы уведомления перед нажатием на следующую кнопку:

Образец уведомления об обработке персональных данных в роскомнадзор для ооо

В соответствии со ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», организации, осуществляющие обработку персональных данных, уведомляют уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных путем подачи Уведомления об обработке персональных данных (далее – Уведомление) для последующего занесения организации в Реестр операторов, осуществляющих обработку персональных данных.

С 01.09.2015 в Уведомлении необходимо указывать сведения о месте нахождения баз данных, содержащих персональные данные граждан Российской Федерации. По сведениям Управления Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по Сибирскому федеральному округу, ранее поданные Уведомления об обработке персональных данных не содержат указанных сведений.

Отдел по защите прав субъектов персональных данных и информационных технологий
Управления Роскомнадзора по СФО –
тел. 349-55-79.

Поиск организации, внесенной в Реестр операторов, осуществляющих обработку персональных данных (далее – Реестр), осуществляется на Портале персональных данных уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных http://pd.rkn.gov.ru (далее – Портал): меню «Реестр операторов» «Реестр» или прямая ссылка http://pd.rkn.gov.ru/operators-registry/operators-list. Поиск удобно проводить по ИНН организации.

В случае, если организация не внесена в Реестр, необходимо подготовить и внести сведения на Портале: меню «Реестр операторов» «Электронные формы заявлений» предложение «Перейти к заполнению формы электронного уведомления» либо прямая ссылка http://pd.rkn.gov.ru/operators-registry/notification/form.
При заполнении электронного уведомления следует руководствоваться Методическими рекомендациями Роскомнадзора, размещенными ниже.
После заполнения всех полей электронной формы заявления и отправки формы электронного уведомления (кнопка «Отправить электронное уведомление и подготовить форму к распечатке») заполненную форму необходимо сохранить для последующего формирования письма на бланке организации.
В целях проверки корректности внесенных сведений можно обратиться в Управление Роскомнадзора по тел. 349-55-79, сообщив номер уведомления и ключ, которые будут указаны в заполненной форме.
После подтверждения корректности внесенных сведений необходимо сформировать письмо на бланке организации с заполненной формой, распечатать, скрепить подписью и печатью организации, направить в Управление Роскомнадзора.

В случае, если организация внесена в Реестр, следует открыть форму уведомления об обработке персональных данных (далее – Уведомление), нажав ссылку в наименовании организации, и просмотреть содержание.
Если в Уведомление не внесены сведения о месте нахождения баз данных, содержащих персональные данные граждан Российской Федерации, либо указаны устаревшие сведения (утратившие силу нормативные правовые акты, номера телефонов, иная информация), необходимо внести изменения в сведения об организации в Реестре. Для этого нужно заполнить информационное письмо: меню «Реестр операторов» «Электронные формы заявлений» предложение «Перейти к заполнению информационного письма о внесении изменений в сведения в реестре операторов, осуществляющих обработку персональных данных» либо прямая ссылка https://rkn.gov.ru/personal-data/forms/p333. В данной форме заполняются все обязательные поля, а также поля, подлежащие изменению.
Обратите внимание, что местом нахождения баз данных межведомственных государственных информационных систем Новосибирской области (ГИС «МАИС», ГИС «Управление персоналом», ГИС «Кадровый учет», РИС «Контингент обучающихся» и т.д.) и многих ведомственных государственных информационных систем (ТИС «СПГ», ГИС «Катарсис», ГИС «Контроль» и т.д.) является Центр обработки данных Правительства Новосибирской области. Данный ЦОД расположен по адресу 630007, г. Новосибирск, ул. Свердлова, д. 14, является собственностью Новосибирской области и сопровождается государственным бюджетным учреждением Новосибирской области «Центр информационных технологий Новосибирской области» (ГБУ НСО «ЦИТ НСО»), ИНН 5406762016, КПП 540601001, ОГРН 1135476155430.
Для указания двух и более мест расположения баз данных используйте кнопку «Добавить ИС». Место нахождения собственных серверов (либо компьютеров, выполняющих роль сервера), содержащих персональные данные граждан Российской Федерации, следует указывать как собственный ЦОД.
После заполнения формы информационного письма необходимо сохранить его для последующего формирования письма на бланке организации; письмо распечатать, подписать и направить в Управление Роскомнадзора.

Читайте также  Как продать комнату в квартире

Рекомендации по заполнению формы Уведомления, а также примеры по заполнению Уведомления и информационного письма можно посмотреть в меню «Реестр операторов» «Документы» либо по прямой ссылке http://pd.rkn.gov.ru/operators-registry/operators-registry-documents.
На Портале по адресу https://pd.rkn.gov.ru/operators-registry/notification_check имеется возможность проверки состояния уведомления (информационного письма) по Номеру уведомления и Ключу, которые были сформированы при подаче Уведомления либо Информационного письма.
Вас могут проконсультировать специалисты Управления Роскомнадзора, отвечающие за ведение Реестра, по телефону 349-55-79.

Приказ Роскомнадзора от 30.05.2017 № 94 _Методические рекомендации по уведомлению уполномоченного органа о начале обработки ПДн и о внесении изменений в ранее представленные сведения.docx

Роскомнадзор об обработке персональных данных

С 1 июля 2017 года ужесточилась ответственность за нарушение законодательства о персональных данных. С какими персональными данными приходится иметь дело управляющим организациям, что делать, если собственники не дают согласие на обработку персональных данных?

Об этом мы поговорили с Дмитрием Юрьевичем Артюхиным, руководителем Управления федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по Республике Карелия.

Об обработке персональных данных

Дмитрий Юрьевич, расскажите, что такое персональные данные и есть ли они в сфере ЖКХ?

Персональные данные – это любая информация, на основании которой можно однозначно идентифицировать конкретного человека.

Обработка персональных данных – любое действие, автоматизированное или не автоматизированное, которое совершается с персональными данными. Это сбор, запись, систематизация, накопление, хранение и уточнение данных.

К персональным данным мы относим фамилию, имя, отчество, дату и место рождения человека, данные документа, удостоверяющего личность. И много другой информации, на основании которой прямо или косвенно можно определить конкретного человека.

При этом нужно иметь ввиду, что если без получения дополнительной информации невозможно установить конкретного человека, то такая информация не является персональными данными.

Например, в СМИ размещены списки должников. В них указаны фамилии и инициалы. На основании этой информации идентифицировать человека нельзя. Совсем другое дело, если эти списки управляющая организация разместит в подъезде дома, в котором живёт человек.

Конечно, деятельность по управлению МКД связана с обработкой персональных данных. Каждая форма управления: управляющая организация, ТСЖ или даже непосредственное управление предусматривает сбор и обработку персональных данных.

Управляющие организации заключают с собственниками помещений договоры управления МКД, в которых обязательно указываются персональные данные. Кроме того, УО как юридические лица имеют правоотношения со своими работниками, которые регулируются трудовым законодательством. Поэтому управляющие организации являются операторами по обработке персональных данных.

Об операторе по обработке персональных данных

Кто является оператором персональных данных?

В соответствии с законом оператор персональных данных – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, которое самостоятельно или с другими лицами обрабатывает персональные данные. Такое лицо определяет цели обработки ПД и их состав.

Любое юридическое лицо, в том числе УО, ТСЖ и кооперативы, автоматически становится оператором персональных данных.

Кого должна уведомить УО о том, что она является оператором персональных данных?

Как указано в статье 22 Федерального закона N 152-ФЗ, оператор персональных данных до начала своей деятельности по обработке ПД должен направить уведомление в Роскомнадзор.

В части 2 этой же статьи есть перечень случаев, когда такое уведомление не требуется. Например, уведомление не нужно, если персональные данные обрабатываются в соответствии с главой 14 Трудового кодекса РФ.

Не нужно уведомлять Роскомнадзор, если персональные данные оператор получает по договору с субъектом персональных данных, при условии, что ПД не распространяются и не передаются третьим лицам.

Это же правило действует, если ПД относятся к членам общественного объединения или религиозной организации, являются общедоступными и состоят из фамилии, имени и отчества. Полный перечень можно прочитать в части 2 статьи 22 N 152-ФЗ.

Решение об отправке уведомления в уполномоченный орган принимает оператор персональных данных. При этом отправляет или не отправляет оператор уведомление, он всё равно остаётся оператором персональных данных.

Мы регулярно напоминаем юридическим лицам о необходимости отправлять нам уведомления (ст. 22 N 152-ФЗ). Если юридическое лицо не включено в реестр операторов персональных данных, это не освобождает его от контрольно-надзорных мероприятий.

Скорее наоборот, те юрлица, которые с нашей точки зрения, могут быть операторами персональных данных, обрабатывают ПД и не попадают в перечень, исключающий необходимость направления уведомления, но уведомление не направили, вероятнее всего попадут в план проверок.

Требования к уведомлению в Роскомнадзор перечислены в части 3 статьи 22 N 152-ФЗ.

О согласии на обработку персональных данных

Когда нужно заручиться согласием на обработку персональных данных?

Оператор персональных данных должен понимать, что обработка персональных данных может осуществляться только с согласия субъекта персональных данных или при наличии других законных оснований. При этом, необходимо отметить, что каждый отдельный случай индивидуален.

Так, например, части 15, 16 статьи 155 ЖК РФ дают управляющим организациям возможность привлекать платёжных агентов для расчёта за пользование услугами собственниками жилья. При этом согласия субъекта на передачу персональных данных не требуется. Это законное основание не собирать согласие на обработку.

В ряде случаев необходимо получение согласия в письменной форме – в отношении специальных категорий персональных данных. Формат письменной формы установлен статьёй 9 закона «О персональных данных». Например, письменным согласием нужно заручиться для обработки биометрических персональных данных (ч. 1 ст. 11 N 152-ФЗ).

Кто несёт ответственность за персональные данные, если УО, которая обрабатывает персональные данные собственников, передаёт их по договору третьему лицу?

Если управляющая организация планирует поручить обработку персональных данных третьим лицам, у неё обязательно должно быть на то согласие субъекта персональных данных. Если такого согласия не будет, оператора привлекут к ответственности. Согласие получать не нужно, если это установлено федеральными законами.

Лицо, которое обрабатывает персональные данные по поручению оператора, не обязано получать согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных. Ответственность в этой ситуации несёт управляющая организация.

Что делать управляющей организации, если собственник не даёт согласие на обработку персональных данных?

Заставить собственника никак нельзя, нужно пытаться убедить, рассказывать, какие последствия могут возникнуть у субъекта в случае отказа в предоставлении согласия. Но в любом случае обработка ПД без согласия в отсутствии иных законных оснований на обработку ПД не допускается.

Бремя доказывания наличия согласия на обработку ПД лежит на операторе персональных данных.

Об ответственности за нарушение законодательства о персональных данных

Какие штрафы существуют и кто их выписывает?

До первого июля 2017 года за нарушение установленного порядка сбора, хранения, использования или распространения персональных данных была установлена административная ответственность по статье 13.11 КоАП РФ. Для юридических лиц это предупреждение или наложение административного штрафа от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.

Механизм был следующий: Роскомнадзор проводил контрольно-надзорные мероприятия в области ПД. Если в ходе мероприятий выявлял нарушения, то сообщал о них в прокуратуру для принятия мер. Прокуратура рассматривала сообщение и в случае признания нарушения выносила постановление о возбуждении дела об административном правонарушении и направляла его в суд.

С первого июля ситуация изменилась. Новая редакция статьи 13.11 КоАП РФ более детализирована, в ней теперь семь составов, все они связаны с обработкой персональных данных. Увеличиваются штрафы, у Роскомнадзора появились полномочия составлять протоколы, то есть возбуждать дела об административных правонарушениях, минуя прокуратуру.

Максимальный штраф, предусмотренный статьёй 13.11 КоАП РФ в новой редакции, – 75 000 рублей. Его можно будет получить за обработку персональных данных без получения согласия субъекта персональных данных в письменной форме, если оно предусмотрено законом.

Читайте также  Как прописать родственника в собственную квартиру

Руководство по заполнению уведомления оператора персональных данных

В одной из наших предыдущих статей, которая была посвящена подготовке к проверкам Роскомнадзора по выполнению требований законодательства «О персональных данных» мы рассказывали о важности правильного заполнения уведомления, о случаях, когда уведомление нужно заполнять и там же мы пообещали подробнее рассказать о том, как заполнять каждое поле уведомления.

Казалось бы, по наименованиям многих полей интуитивно должно быть понятно, что именно в них писать. Но практика показывает, что у многих операторов персональных данных возникает уйма вопросов, а некоторые впадают в самый настоящий ступор при попытке заполнить все поля.

Мы решили здесь написать подробную инструкцию, чтобы много раз не рассказывать одно и то же нашим клиентам, а также, чтобы она просто была всегда доступна для всех желающих.

Уведомление оператора персональных данных заполняется на портале персональных данных Роскомнадзора. Теперь давайте посмотрим на каждое из полей.

С первыми позициями никаких проблем быть не должно. Выбираем территориальное управление Роскомнадзора, в которое должно быть отправлено уведомление. Затем выбираем тип оператора. Вводим полное и сокращенное наименование оператора в соответствии с учредительными документами. Указываем фактический и юридический адреса организации. Выбираем регион (или регионы), в которых организация осуществляет свою деятельность. Заполняем реквизиты организации (обязательными являются только ИНН и ОГРН, остальные можно не заполнять). Если у организации есть филиалы, добавляем информацию о них.

Здесь вроде все просто и понятно, а вот со следующими полями уже могут быть вопросы.

В графе «Правовое основание обработки персональных данных» можно указывать все нормативно-правовые и внутренние документы, которые так или иначе могут быть связаны с обработкой ПДн. Начинают обычно со 152-ФЗ и ТК РФ, продолжают законодательством, относящимся к сфере деятельности организации (например, если это медицинское учреждение, то пишем сюда же 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» и другие нормативные акты, как федерального, так и регионального масштаба, относящиеся к здравоохранению) и заканчивают уставом предприятия.

Графа «Цель обработки персональных данных» является одной из самых коварных. Заполняя это поле нужно не забывать, что часть 2 статьи 5 Федерального закона «О персональных данных» говорит нам о том, что обработка ПДн должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.

Приведем один пример, как делать не нужно.

Некоторые работодатели, приглашая к себе на собеседование кандидата на вакантную должность, просят заполнить анкету, в которой, в том числе, просят внести свои паспортные данные. Однако с точки зрения 152-ФЗ это не законно. Так как цель обработки персональных данных – подбор кандидата на вакантную должность и попробуйте придумать правдоподобное обоснование, зачем для этого нужны паспортные данные. Стаж работы? Да. Сведения об образовании? Да. Возраст? А вот тут уже дискриминацией попахивает, но мы же не собираемся эксплуатировать детский труд. А вот паспортные данные для подбора персонала не нужны.

Нет, мы не такие наивные и понимаем, что зачастую паспортные данные кандидата нужны работодателю, чтобы «пробить» кандидата, например на закредитованность или на участие в других неприятных историях. Но еще раз – с точки зрения закона так делать нельзя.

Вернемся к заполнению поля «Цель обработки персональных данных». Здесь мы должны корректно и адекватно сформулировать эти цели. А адекватно чему? Адекватно перечню категорий персональных данных, которые мы будем заполнять далее. Ведь мы же не хотим, чтобы уже перед проверкой у РКН на основании нашего уведомления были причины для выписки предписания? Тут у нас рисуется замкнутый круг – напишем, что обрабатываем паспортные данные соискателей, накажут за нарушение законодательства о персональных данных, скажем, что «паспортные данные» случайно попали в уведомление, напишут в протоколе проверки «указаны неполные/недостоверные сведения в уведомлении оператора персональных данных».

Как вы уже поняли, графа «Цель обработки персональных данных» для разных организаций может сильно отличаться, но для большинства коммерческих организаций будет корректно написать «Обеспечение кадрового и бухгалтерского учета, подбор персонала на вакантные должности, оказание услуг [перечень услуг]».

Следующий раздел один из самых сложных и непонятных. Роскомнадзор хочет, чтобы мы описали принятые меры, предусмотренные статьями 18.1 и 19 закона «О персональных данных». Но на деле этот раздел один из самых простых, просто берем положения указанных статей закона и пишем, что все это у нас выполнено. У нас же выполнено – правда?

В сведениях об обеспечении безопасности персональных данных указывается перечень средств защиты информации, применяемых в ИСПДн. К счастью, эти сведения не публикуются в открытом доступе для всех желающих, в отличие от других полей, поэтому можно указывать все фактически используемые СЗИ.

Дата начала обработки ПДн обычно совпадает с датой основания компании (регистрации).
В следующем пункте обычно выбирается «Условие окончания обработки ПДн» и в качестве условия указывается «Прекращение деятельности организации».

В разделе «Категории персональных данных» сначала отмечаем чекбоксами обрабатываемые категории, а потом в поле «Другие категории персональных данных, не указанные в данном перечне» указываем те ПДн, которых в списке нет, причем лучше это сделать раздельно для различных категорий субъектов, например: «Другие категории ПДн работников: [перечень ПДн работников]. Другие категории ПДн клиентов: [перечень ПДн клиентов]».

В разделе «Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются» указываем перечень категорий лиц, чьи данные у нас хранятся или обрабатываются, например: «Сотрудникам, соискателям на вакантные должности, контрагентам, клиентам». Обратите внимание, что в названии поля добавляется пояснение, указывающее в каком падеже должны быть указаны сведения.

В поле «Перечень действий с персональными данными» проще всего процитировать определение обработки ПДн из 152-ФЗ: «сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение». Естественно, действия, которые не актуальны для вашей организации (например, обезличивание) нужно убрать из этого списка. И не забываем про падеж.

Далее указываем способ обработки ПДн, обычно это «смешанная, с передачей по внутренней сети юридического лица, с передачей по сети Интернет».

Затем от нас хотят узнать, передаем ли мы ПДн за границу. Если нет, то декларируем отсутствие трансграничной передачи. Если да, придется еще и указать все страны, в которые передаются данные.

И последнее в этом блоке — использование криптографии. Если она не используется, то идем дальше. Если отвечаем утвердительно, то нас попросят написать наименования таких средств защиты и их класс. Все эти данные можно узнать из документации на криптосредство. Скажем здесь лишь, что криптосредства классов КВ и КА используются как правило для гостайны, а гостайна 152-ФЗ не регулируется, поэтому в обычных ИСПДн чаще всего выбирать приходится из 3 вариантов используемого криптосредства — КС1, КС2 или КС3. Если используются разные крпитосредства разных классов, то форма позволяет указать все необходимые сведения.

Следующий раздел формы появился с 1 сентября 2015 года. Всем, кто заполнял уведомление давно, необходимо внести в него изменения и дополнить его данными о ЦОДе. Да, не удивляйтесь, локальная база 1С-Бухгалтерии, развернутая на компьютере главбуха это в понимании Роскомнадзора тоже ЦОД…

Выбираем страну, в которой располагается наш «ЦОД» и указываем его адрес. Дальше снужно указать является ли «ЦОД» нашей собственностью или нет и если нет, то указать данные владельца площадки. Если у вас несколько ИСПДн, то данные «ЦОДа» нужно указать для каждой отдельно. Даже если речь идет об одной единственной серверной.

Далее заполняем данные человека, которого на предприятии назначили ответственным за организацию обработки персональных данных. ВАЖНО! ФИО ответственного, его контактный телефон и e-mail будут доступны всем желающим в реестре операторов ПДн. Имейте это ввиду и, конечно же, лучше предупредить об этом назначаемого человека.

В самом конце указываем данные исполнителя. Исполнитель, это лицо, заполнявшее это уведомление. Это может быть не ответственный, а совсем другой человек. Но, как мы видим, поля эти тоже не обязательные, поэтому, видимо, если исполнителя не указывать, то им автоматически становится ответственный.

Затем ставим галочки «на все согласен», вводим капчу и жмем большую кнопку «Отправить электронное уведомление и подготовить форму к распечатке». Затем форму необходимо распечатать, подписать, поставить печать организации (если есть) и отправить аналоговой почтой в свое управление Роскомнадзора. Через некоторое время, ваши данные внесут в реестр.