Сколько нужно хранить бухгалтерские документы ооо по закону

Каковы правила и сроки хранения бухгалтерских документов в компании

Любой документ, как-либо связанный с деятельностью предприятия, подлежит ответственному хранению. Просто так уничтожать важные бумаги нельзя. На основе имеющейся первичной документации создается бухгалтерская отчетность. Она подлежит аудиту. Отчетность и бумаги, на основании которых она оформлялась, могут затребовать при проведении налоговой проверки. Существуют определенные сроки, в течение которых нужно хранить бумаги. Они устанавливаются соответствующими законами РФ.

Вопрос: Сколько лет необходимо хранить документы, используемые для начисления и уплаты страховых взносов, если для некоторых из них (например, для больничных) в разных нормативных актах установлены разные сроки хранения?
Посмотреть ответ

Какие документы подлежат хранению?

Сроки хранения бумаг указаны в ФЗ «О бухучете» от 6 декабря 2011 года №402, а также в приказе Минкультуры РФ от 25 августа 2010 года №558. Правила относятся к документам, которые можно разделить на две категории: находящиеся в постоянном использовании на протяжении отчетного года и подлежащие хранению на протяжении всего срока существования предприятия. К первой категории относятся следующие бумаги:

  • Первичные бумаги и регистры по различным направлениям.
  • Различная отчетность, включающая декларации, бухотчетность, заключения аудиторских компаний.
  • Учетная политика, бумаги с данными о предприятии.

Вопрос: При каких условиях первичные документы (выписки банка, платежные поручения) могут храниться в электронном виде и как в этом случае представлять их для налоговых проверок?
Посмотреть ответ

Срок хранения данного перечня документов определяется в зависимости от целей хранения:

  • Для осуществления бухгалтерского учета (согласно статье 29 закона «О бухучете» №402) – 5 лет с даты завершения отчетного года или даты последнего использования.
  • Для налогового учета (согласно статье 23 НК РФ) – 4 года.

ВАЖНО! В некоторых случаях эти сроки могут быть продлены. Например, представители инвестиционных проектов страны обязаны хранить бумаги на протяжении 6 лет. Если возник убыток, на сумму которого уменьшается налогооблагаемая база, нужно сохранить документы по убытку на всем протяжении снижения базы.

Вторая категория документов – это бумаги предприятия, которые нужно хранить на протяжении всей его деятельности. К ним относятся:

  • Регистрационная документация.
  • Бумаги, подтверждающие право на имущество предприятия.
  • Протоколы об организованных собраниях учредителей.
  • Бумаги о выпуске акций.
  • Положения о подразделениях компании.
  • Перечни аффилированных лиц.
  • Заключения экспертов касательно какой-либо деятельности компании.

Данные документы могут быть затребованы при проверках. Они могут понадобиться при взаимодействии с различными официальными органами.

Сроки хранения бухгалтерской документации

Сроки хранения финансовой отчетности, к которой относятся балансы, отчеты об убытках, целевом использовании денег, зависят от ее типа:

  • Консолидированная и годовая – на протяжении всего срока деятельности предприятия.
  • Квартальная – 5 лет.
  • Месячная – год.

ВНИМАНИЕ! Если на предприятии вместо годовой ведется квартальная или месячная отчетность, то ее также нужно хранить на постоянной основе.

Рассмотрим сроки хранения другой документации:

  • Налоговые декларации, расчеты платежей по страховке – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате, этот срок увеличивается до 75 лет.
  • Налоговые карточки, данные о доходах ФЛ – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате – 75 лет.
  • Первичная документация, на основании которой ведется бухгалтерский учет (банковские бумаги, чеки), – 5 лет с условием регулярной ревизии.
  • Переписка, касающаяся хозяйственных расходов предприятия, – год.
  • Реестры данных о доходах ФЛ и лицевые карточки сотрудников – 75 лет.
  • Свидетельства переоценки основных фондов, имущества – на протяжении всего срока деятельности организации.
  • Бумаги, касающиеся продажи движимых объектов, – 10 лет.
  • Акты о передаче прав на недвижимость – на протяжении всего срока работы предприятия.

Минимальный срок хранения официальной документации составляет 5 лет.

Порядок хранения документации

Хранить бухгалтерские бумаги можно следующими способами:

  • В собственном архиве. Под него потребуется выделить отдельное помещение, в котором предусмотрена система безопасности, контроль над влажностью и температурой. Потребуется также продумать номенклатуру дел и регламент предоставления бумаг.
  • Вне офиса. В этом случае документы передаются на хранение в архивную компанию. Это выгодный вариант по многим причинам: в помещениях таких компаний есть все условия для хранения документов, не потребуется выделять комнату под бумаги.

Выбор конкретного метода зависит от финансовых возможностей предприятия и нюансов ведения документооборота.

Причины увеличения и сокращения срока хранения документов

Срок хранения документации может быть продлен в следующих случаях:

  • Выявление отрицательного финансового результата. При этом бумаги нужно хранить на протяжении всего времени списания, а также 4 года после этого периода.
  • Контрагент или партнер не перевел средства за оказанные услуги, из-за чего образовалась задолженность. К примеру, продлевать срок хранения бухгалтерских документов нужно в том случае, если контрагент не заплатил денег, не выходит на связь, однако нет данных о его ликвидации.

ВАЖНО! В законе указаны все сроки хранения документации. Если это необходимо, их можно продлить, однако уменьшать минимальные сроки нельзя.

Ответственность за нарушение правил хранения документации

За ненадлежащее хранение ключевых бумаг предприятия полагается административная ответственность. Рассмотрим статьи, которые регулируют данный вопрос:

  • Статья 15.11 КоАП. За нарушение сроков хранения учетных бумаг полагается наказание в виде административного штрафа в размере 2-3 тысяч рублей. Данный штраф вменяется должностным лицам.
  • Статья 13.20 КоАП. При уничтожении бумаг раньше срока или нарушении условий их хранения полагается штраф в размере 100-300 рублей для рядовых сотрудников, 300-500 рублей – для должностных лиц.
  • Статья 120 НК РФ. Отсутствие первичной документации и прочих важных бумаг – правонарушение и с точки зрения Налогового кодекса. Если нарушение закона выявлено на протяжении одного налогового периода, штраф составит 10 тысяч рублей. Если же правонарушение выявляется не в первый раз, штраф увеличивается до 30 тысяч рублей. Если в результате уничтожения документов произошло уменьшение налоговой базы, уплачивается штраф в размере 20% от размера налоговых отчислений, которые не были перечислены. Однако этот штраф не должен быть больше 40 тысяч рублей.
  • Пункт 6.8 Положения о бухгалтерских документах №105. Согласно ему при утрате документов руководитель обязан организовать комиссию по расследованию причин произошедшего.

ВАЖНО! Документы могут быть уничтожены неумышленно. К примеру, причинами их пропажи может быть форс-мажор (пожар, наводнение) или кража, поджог, совершенный злоумышленниками. В этом случае нужно зафиксировать факт происшествия. Понадобится заключение соответствующих служб. К примеру, если произошел пожар, нужна справка от службы пожарного надзора. Если же документы похищены или уничтожены злоумышленником, понадобится справка из полиции. Данные документы необходимы для того, чтобы подтвердить факт непричастности руководителей предприятия к инциденту.

Хочу выкинуть документы. Так можно?

Читатель Алексей спрашивает:

У меня ИП на упрощенке 6%, есть сотрудники. Какие документы мне надо хранить и сколько времени?

Зачем хранить документы

Индивидуальный предприниматель обязан хранить документы о своей работе. Речь о том, что связано с налогами, сделками и сотрудниками. Для этого несколько причин.

Документы помогают избежать штрафа налоговой. Допустим, магазин закупается у оптовой базы, на закупку должен быть договор. Если его нет, возможен штраф от 200 рублей за каждый договор. Еще у ИП должна быть книга учета расходов и доходов. Штраф за отсутствие — от 10 000 рублей.

Ответить на вопросы налоговой. Налоговая проверяет предпринимателей, чтобы убедиться: они платят налоги сколько нужно, среди них нет обнальщиков. Вот поставщик получает деньги от магазина, и налоговая может запросить договор и накладную на поставку. Вдруг поставки не было, и это фикция.

Проявить должную осмотрительность

Административный кодекс о штрафах за документы: статьи 3.4, 4.1.1, 5.27

Ответить на вопросы трудовой инспекции. Инспекция проверяет работодателей с помощью чек-листов — это списки вопросов. Ответ на вопрос — это документ. Например, по одним документам работало сорок человек, по другим — меньше. Чтобы разобраться, инспекция запрашивает трудовые договоры. Если сотрудник числился, а трудового договора нет, возможный штраф — до 50 000 рублей. И так за каждое нарушение.

Подтвердить стаж, социальные выплаты или подготовить документы для сотрудника. Допустим, сотрудник потерял трудовую книжку и хочет ее восстановить. Для этого он обращается к прошлым работодателям, и вот тут понадобятся сведения: сколько и кем работал сотрудник.

Бухгалтерские документы — 5 лет

Бухгалтерские документы говорят, сколько вы получили и потратили. Вот примеры документы:

  • договоры и акты к ним,
  • счета-фактуры;
  • отчеты для агентского договора;
  • товарные чеки, накладные;
  • налоговые декларации;
  • книги учета расходов и доходов.

Бухгалтерские документы делятся на два вида: для налогового и бухгалтерского учета. Одни надо хранить четыре года, другие пять, но можно не разбираться, и все хранить пять лет.

Раньше было требование хранить подтверждение оплаты взносов за сотрудников, это в Пенсионный фонд и фонд медицинского страхования. Сейчас это не нужно. Работодатели платят взносы через банк, и если фонды чего-то не досчитаются, можно будет прислать выписку из банка.

Кадровые документы — до 75 лет

Если у вас есть сотрудники, документы на них тоже придется хранить. Сроки хранения зависят от типа документа и даты, когда сотрудник перестал работать в компании. Самый короткий срок — год, например, для графика отпусков.

Самый долгий срок хранения документов — 50 или 75 лет. Считается так: если сотрудник перестал работать в компании до 1 января 2003 года — 75 лет, после — 50 лет. Вот что надо хранить так долго:

  • заявление о приеме на работу;
  • трудовой договор;
  • приказы о приеме и увольнении;
  • больничные;
  • зарплатные ведомости;
  • штатное расписание.

Документы на сотрудника храните, даже если он уволился. Чтобы не запутаться, мы сделали список: какие документы и сколько хранить.

Как хранить документы

Есть закон об архивном деле — он рассказывает о правилах хранения документов. Для индивидуального предпринимателя нет особенных требований. Вот они:

  • хранить документы так, чтобы не испортились. На практике это значит, что текст остается читаемым; видно, чья печать и подписи, нет разводов от газировки или строительной пыли. Поэтому пусть документы лежат в несгораемом шкафу в офисе;
  • документы можно оперативно достать. Сроки зависят от проверяющих и причины запроса документов. Чаще это пять-десять дней.

Коммерческая тайна работодателя

  • документы в закрытом доступе от клиентов, поставщиков и сотрудников, которые не работают с кадровым или бухгалтерским учетом.
  • Читайте также  Заявление об установлении юридического факта проживания на территории рф

    Вот так хранятся документы у знакомого индивидуального предпринимателя:

    Документы могут быть в электронном и бумажном виде. Бухгалтерские документы — в любом. Если планируете вести электронный документооборот, понадобится специальный сервис, например, «Сбис» или «1С-отчетность».

    Кадровые документы должны быть в бумажном виде. Даже если у вас дистанционные сотрудники и они ставят электронную подпись, вы делаете бумажную копию трудового договора, приказов и всего остального.

    Как оформить дистанционного сотрудника

    Документы после закрытия ИП

    Если предприниматель закрывает ИП, документы всё равно надо хранить, пока не закончился срок хранения.

    Иванов закрывает ИП в 2019 году. При этом у него есть договор с поставщиком от 2018 года. Срок хранения договоров считается от последней сделки. Допустим, последняя поставка по договору — в декабре 2018 года.

    Срок хранения договоров — пять лет. Значит, ИП Иванов хранит договор до 2023 года.

    Бухгалтерские документы можно хранить, как угодно. Закрыли дело, забираете документы домой или сдаете в архив. Есть частные и государственные архивы, подходят любые.

    Кадровые документы обязательно надо передать в архив, иначе у сотрудников могут быть проблемы с пособиями, пенсиями или стажем. Для хранения подходят муниципальный или государственный архивы.

    Мы позвонили в три архива, и вот что они рассказали. Чтобы передать документы:

    • подписываете договор на хранение;
    • оплачиваете услугу;
    • готовите опись документов и историческую справку. Можно сделать самим или заказать в архиве;
    • оформляете документы. Это значит подшить, разложить по папкам, подписать;
    • привозите документы в архив, передаете, получаете в ответ акт приема-передачи.

    Услуги архивов платные. Стоимость зависит от срока хранения и дополнительных услуг. Еще один критерий — количество дел, или «единиц хранения», как говорят в архивах. В одном деле может быть до 250 листов. Одно дело — одна папка. Если документов мало, делают одну папку, в ней всё.

    В Санкт-Петербурге есть «Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга».

    Иванов закрывает ИП после двух лет работы. У него были сотрудники, поэтому он передает документы на них в архив. Срок хранения — 50 лет. Документов оказалось на одно дело, Иванов заплатит за весь срок 572 рубля.

    Сергеев тоже закрывает ИП с сотрудниками. Бизнес отработал десять лет, сотрудников было много, поэтому документов — на пятнадцать дел. Сергеев заплатит за пятьдесят лет хранения 8127 рублей.

    Новые сроки хранения учетных документов компании: таблица

    Законом об архивном деле в РФ предусмотрена обязанность организаций обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения. С 18 февраля в силу вступил новый регламент таких сроков, разработанный Росархивом взамен аналогичного, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

    Вместо прежних тысяч с лишним строк в новом списке меньше семисот позиций.

    Изменения требований, предъявляемых к хранению учетных и кадровых документов, представляем в удобной для ознакомления форме.

    ТАБЛИЦА: «Изменение сроков хранения учетных документов компании»

    № нового перечня

    № старого перечня

    Вид документа

    Было

    Стало

    Ценообразование

    Прейскуранты (прайс-листы), ценники на товары, работы и услуги по месту утверждения

    10 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

    Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен, тарифов и их корректировке по месту разработки

    5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

    Соглашения (контракты, договоры) о повышении, снижении или поддержании цен (тарифов), протоколы согласования цен на товары, работы и услуги, переписка по вопросам ценообразования

    5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

    Финансирование, кредитование деятельности

    Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности (при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности). Документы (отчеты, счета, справки, переписка) по вопросам благотворительной деятельности

    5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

    Бухгалтерский учет и отчетность

    Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности

    5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

    Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации:

    а) сводные годовые, годовые;

    б) 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно);

    Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности):

    Постоянно (на усмотрение архива)

    а) до ликвидации организации;

    Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)

    5 лет при условии проведения проверки. Уточнено, что при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

    Образцы подписей материально ответственных лиц

    До минования надобности, но не менее 5 лет

    5 лет после смены материально ответственного лица

    Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг

    5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы

    Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг:

    а) у аудируемого лица;

    б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора (при условии проведения внешней проверки качества работы)

    5 лет после истечения срока действия договора. Уточнено:

    — срок исчисляется также с момента прекращения обязательств по договору;

    — для «б» — при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

    Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах

    5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

    10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу

    Журналы, базы данных учета:

    б) расчетов с организациями, кассовых документов (счетов, платежных поручений), доверенностей

    а) постоянно (на усмотрение архива);

    б) 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

    а) до ликвидации организации;

    Журналы, карточки, базы данных учета основных средств (зданий, сооружений), обязательств

    5 лет после ликвидации основных средств

    До ликвидации организации

    Книги, журналы, карточки учета поступления валюты

    5 лет при условии

    Учет оплаты труда

    Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат

    При отсутствии лицевых счетов – 75 лет

    При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет

    Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате (с возможностью частичного отбора для постоянного хранения)

    Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг

    75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

    Налогообложение

    Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним (после снятия задолженности), документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам

    5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

    Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом

    Расчеты по страховым взносам

    Годовые для ФСС – постоянно, квартальные для ФСС и любые РСВ – 5 лет.

    При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет

    Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов

    75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

    При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет

    Налоговые декларации ИП

    Декларации ИП по 2002 год включительно – 75 лет. Остальные 5 лет

    Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов

    5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

    Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами

    Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней

    5 лет, исключена возможность частичного отбора для постоянного хранения

    Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности

    5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

    Срок хранения бухгалтерских документов в организации

    • Зачем хранить бухгалтерские документы
    • Что важнее — перечень или закон № 402-ФЗ
    • Разбираемся со сроками на примере
    • Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»
    • Нюансы учета сроков хранения бухгалтерской документации
    • Иные случаи увеличения срока хранения первички
    • Итоги

    Зачем хранить бухгалтерские документы

    Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.

    Вся бухгалтерская первичка и отчетность должны храниться в течение законодательно определенных сроков.

    Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и утвержденным перечнем сроков хранения.

    О том, на какие группы делятся документы, возникающие в деятельности организации, и какими могут быть сроки их хранения, читайте в статье «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».

    Что важнее — перечень или закон № 402-ФЗ

    Сравнивая сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в перечне и законе № 402-ФЗ, можно сделать следующие выводы:

    • перечнем установлены разные сроки хранения в зависимости от вида и значимости документов, относящихся к разряду бухгалтерских;
    • закон № 402-ФЗ предусматривает 5-летний период хранения бухдокументов, но не конкретизирует сроки по видам документации;
    • в п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ сказано, что в основе определения периодов хранения документации лежит перечень.

    Таким образом, решая судьбу накладной, баланса или бухгалтерской справки, необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.

    Обратите внимание! Госдума внесла поправки в ст. 23 и 24 НК РФ, которые увеличиают сроки хранения налогоплательщиками и налоговыми агентами данных бухгалтерского и налогового учета и документов, связанных с расчетом и уплатой налогов. Сохранять их потребуется в течение 5 лет вместо четырех.

    Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая документы, существующие в электронной форме. Последние также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

    Читайте также  Образец трудового договора с воспитателем детского сада

    Разбираемся со сроками на примере

    ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.

    За истекшие периоды работы бухгалтерии в шкафах и подсобных помещениях накопилось несчетное количество папок с документацией. Настало время с ними разобраться.

    Большей частью первички были акты выполненных работ — на их основе регулярно определялась выручка фирмы, отражаемая в ее финансовой отчетности.

    Об оформлении актов выполненных работ читайте в этой статье .

    Значительные объемы бумажных залежей составляли накладные на приобретенные материалы, платежки, зарплатные ведомости и связанные с ними расчеты.

    Отдельный стеллаж был полностью забит бухотчетностью, декларациями, отчетами в пенсионный фонд и соцстрах, а также статистическими формами.

    Каждый бухгалтер составил по своему участку перечень дел с бухгалтерской документацией, а главбух систематизировал всю информацию в единой таблице, одну из граф которой посвятил нормативным срокам хранения документов, взятым из перечня.

    Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»

    Документ ООО «Ландшафтный дизайн»

    Срок хранения согласно перечню

    Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности

    В течение 5 лет после окончания срока, на который заключен договор

    Договоры и дополнительные соглашения к ним

    В течение 5 лет после окончания срока действия (если иное не указано в конкретных статьях перечня)

    Доверенности на получение денег и ТМЦ

    Не менее 5 лет после истечения срока действия доверенности или ее отзыва

    Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат

    Не менее 6 лет (с 18.02.2020, ранее был установлен срок 5 лет)

    При отсутствии лицевых счетов:

    50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

    75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

    Реестр сведений о доходах физлиц

    Не менее 5 лет (с 18.02.2020, ранее был установлен срок 75 лет)

    Трудовые договоры и личные карточки работников

    50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

    75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

    Табели, журналы учета рабочего времени

    Не менее 5 лет (не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда)

    Сведения о доходах физлиц

    При отсутствии лицевых счетов:

    50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

    75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

    Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность

    Учетная политика, план счетов, формы первичных учетных документов

    Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и др.

    Карточки учета основных средств

    Не менее 5 лет после выбытия объекта

    Декларации (расчеты) по всем видам налогов

    Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные)

    Сведения, представляемые в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета

    Не менее 5 лет, в электронной форме — 75 лет

    Отчетность в статистику:
    – годовая и с большей периодичностью, единовременная;
    – полугодовая и квартальная;

    – Постоянно*.
    – 5 лет или постоянно* при отсутствии годовых.
    – 3 года или постоянно* при отсутствии годовых, полугодовы, квартальных.

    Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах

    Не стоит оставлять без внимания знак * в таблице. Он обозначает, что документ требуется хранить в течение всего времени, пока фирма осуществляет деятельность.

    Вся указанная в таблице документация прямо или косвенно относится к бухгалтерской, поэтому сроки, превышающие 5-летний период хранения, предусмотренный законом № 402-ФЗ, главбух ООО «Ландшафтный дизайн» увеличил до границ, обозначенных в перечне.

    Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.

    Более подробно о сроках хранения налоговой документации, документов по страховым взносам, в том числе по взносам от несчастных случаев, смотрите в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

    Нюансы учета сроков хранения бухгалтерской документации

    В практической деятельности ООО «Ландшафтный дизайн» были случаи реализации основных средств с убытком. Для целей бухгалтерского и налогового учета по основным средствам применяются одни и те же документы. Различие заключается только в признании расходов, связанных с их выбытием. Этот факт также необходимо учесть при определении сроков хранения документов.

    Например, 2 года назад фирма приобрела автомобиль ВАЗ-21102 (код ОКОФ 15 3410010). Исходя из того, что по классификации ОС относится к 3-й амортизационной группе, срок полезного использования (СПИ) установили в 5 лет. Из-за постоянных поломок автомобиль было решено реализовать по любой предложенной цене. Вырученные от продажи средства оказались меньше остаточной стоимости имущества, и убыток от реализации по нормам налогового учета в течение 3 лет (оставшегося СПИ) будет равномерно учитываться при расчете налога на прибыль.

    ВАЖНО! Нюансы налогового учета убытка от реализации ОС отражены в п. 3 ст. 268 НК РФ.

    Об особенностях группировки расходов для целей налогового учета читайте в этом материале .

    Таким образом, все документы, связанные с формированием первоначальной и остаточной стоимости, срока СПИ, договоры и акты о реализации, а также справки и расчеты по учету убытка от продажи ОС необходимо сохранять в течение не менее 4 лет после окончания включения указанного убытка в налоговую базу. Это связано с тем, что налоговики при проверке вправе изучить документы за 3 года, предшествующих проверке. Таким образом, документы по указанному основному средству придется хранить не менее 9 лет.

    Рассмотренный случай не единственный, когда сроки хранения документов удлиняются. В следующем разделе приведем другие ситуации.

    Иные случаи увеличения срока хранения первички

    Если бы ООО «Ландшафтный дизайн» работало с убытком, а потом учитывало бы его при расчете налога на прибыль, хранить документы пришлось бы весь период переноса убытка плюс 4 года после его полного списания. При этом нельзя избавиться ни от первички, подтверждающей полученный убыток, ни от иных справок и расчетов, на основании которых этот убыток был перенесен.

    Например, бухгалтерские и налоговые документы по убытку, полученному в 2021 году и учтенному в течение последующих 10 лет, придется хранить до конца 2035 года.

    Увеличить срок хранения бухгалтерских документов придется и в следующем случае. ООО «Ландшафтный дизайн» оказало услуги заказчику, который своевременно не оплатил выполненную работу и не отвечал на письма и претензии. Из госреестра компания исключена не была, но и долг свой не погашала. ООО «Ландшафтный дизайн» смогло учесть безнадежную дебиторку только в 2021 году, а все связанные с этой ситуацией документы организации придется хранить до конца 2026 года.

    Итоги

    Накладные, акты выполненных работ, ведомости по выплате зарплаты, отчеты — эти и многие другие бухгалтерские документы налогоплательщики обязаны хранить в течение сроков, установленных специальным перечнем. Уменьшать эти сроки нельзя, а вот увеличивать в отдельных случаях приходится (при переносе убытков, списании безнадежной дебиторки, продаже ОС с убытком).

    Хранение бухгалтерских документов: правила и сроки

    Автор: Юлия Попик старший бухгалтер по расчету заработной платы

    Хранение бухгалтерских документов: правила и сроки

    Автор: Юлия Попик
    старший бухгалтер по расчету заработной платы

    Во время работы организации накапливается много первичных документов. Их нужно собирать, хранить, и ни один нельзя выкинуть раньше срока.

    Как организовать хранение документов, не проштрафиться и не утонуть в бумагах, расскажем в этой статье.

    Правильная организация хранения первичных бухгалтерских документов: нормативная база

    Нет единого документа, в котором была бы собрана вся информация о том, как и сколько нужно хранить документы. Поэтому приходится руководствоваться несколькими нормативными актами, которые иногда противоречат друг другу.

    О том, что организация должна хранить первичные документы, говорит статья 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011г. № 402-ФЗ.

    Требования к хранению бухгалтерских документов прописаны в пункте 6 «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105.

    В нем, в частности, говорится, что:

    1. Первичные документы и регистры бухучета нужно передавать в архив.
    2. До передачи в архив их нужно хранить в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
    3. Документы нужно комплектовать в хронологическом порядке.

    Обязанность хранить данные бухгалтерского и налогового учета прописана и в Налоговом кодексе РФ (пп. 8 п. 1 ст. 23).

    Перечень учетных и отчетных документов, которые нужно хранить, можно посмотреть в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В этом же перечне для каждого вида документов указаны и сроки хранения.

    Правила организации государственного архивного дела прописаны в Федеральном законе от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

    Где хранить документы

    По закону об архивном деле негосударственные организации вправе создавать свои архивы. Но такой обязанности у них нет. Фирма обязана лишь обеспечить сохранность документов и по требованию предъявить их контролирующим органам.

    1С-WiseAdvice использует уникальную запатентованную технологию обработки первичных документов «Процессинг». Бумажные оригиналы «первички» сразу сканируются. Бухгалтер работает только с электронной копией документа, и всегда видит, какими операциями провели это документ. Неоспоримым плюсом является возможность оперативно подготовить ответ на запрос ИФНС. Клиент по запросу может получить базу электронных документов.

    Срок хранения бухгалтерских документов в организации

    Закон о бухучете говорит, что документы бухучета нужно хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 29 закона 402-ФЗ), а Налоговый кодекс устанавливает срок в 4 года для документов, которые были основанием для налогового учета и расчета налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), а для расчета страховых взносов – 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). Здесь возникает противоречие, т.к. некоторые документы, например, накладные, относятся и к бухгалтерскому, и к налоговому учету. В этих случаях безопаснее руководствоваться большим сроком.

    Читайте также  Обязанности завхоза в трудовом договоре

    В Перечне типовых документов от Минкультуры для некоторых документов назначены и более длинные сроки, вплоть до постоянного.

    Постоянно придется хранить, например:

    • годовые бухгалтерские отчеты с приложениями (в том числе консолидированные и по МСФО);
    • передаточные акты, разделительные и ликвидационные балансы;
    • свидетельства о постановке на учет в налоговых органах;
    • Книги учета доходов и расходов (КУДиР) – организациям и ИП, которые применяют УСН. Здесь сроки из Перечня типовых документов вступают в противоречие с Налоговым кодексом. КУДиР – это документ налогового учета, а по Кодексу его нужно хранить не постоянно, а 4 года. В таких случаях безопаснее не уничтожать документ хотя бы 10 лет, т.к. в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, срок «постоянно» не может быть меньше 10 лет;
    • договоры по лизингу имущества организации и документы к ним;
    • документы о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации;
    • акты о передаче прав на недвижимость с баланса на баланс;
    • договоры дарения;
    • документы по операциям с ценными бумагами;
    • переписку о разделе совместной собственности юридических лиц;
    • паспорта сделок.

    75 лет нужно хранить документы по личному составу и о выплаченных доходах, например:

    • трудовые договоры;
    • реестры сведений о доходах физлиц;
    • ведомости на выдачу дивидендов;
    • лицевые счета и карточки работников. Причем если лицевых карточек нет, то до 75 лет удлиняются сроки хранения других документов: о приеме выполненных работ по договорам подряда и трудовым, расчеты платежей по страховым взносам, карточек по форме 1-НДФЛ, сведения о доходах физлиц, документы о получении зарплаты и других выплат.

    Если документы по личному составу были созданы после 2003 года, их хранят не 75, а 50 лет (статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

    10 лет хранят документы, например:

    • по продаже движимого имущества;
    • договоры по залогу имущества организации и документы к ним;
    • оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей.

    Особым образом определяется срок хранения документов, которые подтверждают полученный убыток. Организации на общей системе и на УСН с объектом «Доходы минус расходы» могут в течение 10 лет переносить убыток на будущие периоды и за счет него уменьшать налогооблагаемую базу. Подтверждающие убыток документы организация обязана хранить в течение всего срока, пока он не будет использован полностью (п. 4 ст. 283 и п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

    Когда начинается отсчет срока хранения документов бухгалтерского учета и отчетности

    В Приказе Минкультуры № 558 сказано, что отсчет нужно начинать с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. К примеру:

    • Для учетной политики – это год, когда ее в последний раз использовали для составления отчетности.
    • Для договоров – год окончания действия договора.
    • Для первичных документов – это будет год, когда документы были приняты к учету.
    • Для документов налогового учета – год, когда эти документа последний раз использовались для расчета налога.

    Так, если в организации есть безнадежная задолженность, то хранить документы, подтверждающие эту задолженность, нужно еще 4 года после того, она будет списана (следует в совокупности из пп. 8 п. 1 ст. 23 и п. 1 ст. 252 НК РФ).

    Для первичных документов, которые отражают формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, срок отсчета начинается с момента, когда это имущество будет полностью амортизировано в налоговом учете (письмо Минфина России от 19.01.18 № 03-03-06/1/2598).

    Для хранения электронных документов в законах отдельные сроки не оговариваются, соответственно, на них распространяются те же сроки, что и для бумажных.

    Порядок хранения бухгалтерских документов ликвидированной организации

    Если компании уже нет, а срок хранения документов еще не истек, уничтожать их нельзя.

    О судьбе документов ликвидированных фирм говорит статья 23 ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». Их нужно будет сдать в муниципальный архив, предварительно заключив договор.

    Документы постоянного хранения и по личному составу передать с госархив нужно обязательно, хранение остальных можно организовать самостоятельно.

    Что делать, когда истек срок хранения бухгалтерских и налоговых документов

    По правилам, чтобы уничтожить документы, нужно сначала приказом руководителя создать экспертную комиссию.

    Комиссия проводит экспертизу ценности документов и составляет акт о выделении к уничтожению документов. К нему прилагается опись дел, которые будут уничтожать.

    После уничтожения нужно составить еще один документ – акт об уничтожении.

    В одной папке могут храниться документы с разным сроком хранения, в таких случаях дела расшивают и документы, которые еще нельзя уничтожать, подшивают в новые дела.

    Ответственность за хранение бухгалтерских документов

    Если в организации во время проверки не окажется первичных документов (не оформляли, потеряли, уничтожили раньше времени и т.д.), фирму оштрафуют по статье 120 НК РФ на 10 тыс. руб., а если нарушение затрагивает больше одного налогового периода – на 30 тыс. руб. Если все это способствовало занижению налогов, минимальный штраф составит 40 тыс. руб.

    Должностных лиц за отсутствие документов штрафуют по статье 15.11 КоАП РФ на 5-10 тыс. руб., а при повторном нарушении – на 10-20 тыс. руб. или дисквалифицируют на 1-2 года.

    Самое серьезное наказание предусматривает Уголовный кодекс. Если докажут, что документ похитили или уничтожили в корыстных целях, наказанием будет штраф до 200 тыс. руб. и даже лишение свободы до года (п. 1 ст. 325 УК РФ).

    Кроме того, не стоит забывать, что, не получив подтверждающих расходы документов налоговая может снять расходы по ним, доначислить налоги, пени и штрафы.

    Отдайте бухгалтерию на аутсорсинг в 1C-WiseAdvice, и вам станет доступна услуга «Процессинг». С нами ваши документы всегда будут в полном порядке и сохранности.

    Срок годности документов

    Сроки хранения документов устанавливаются законодательством и при их определении, как правило, документы разделяют на 3 основные группы:

    • налоговые;
    • бухгалтерские;
    • кадровые.

    Новым ИП — год Эльбы в подарок

    Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

    Документы налогового учета

    К этой группе относятся все документы, которые содержат информацию для исчисления налога (акты, накладные, чеки, квитанции и т.д, а также КУДиР) и платёжки на уплату налога, которые подтверждают факт его перечисления. Общее правило для хранения таких документов установлено в Налоговом Кодексе (пп.8 п.1 ст. 23): налоговые документы должны храниться в течение 4 лет. Иных комментариев по поводу расчета срока хранения документов не содержится, поэтому можно его рассчитывать со следующего дня составления документа.

    Иногда документы следует хранить больше, чем 4 года. Например, если списывается приобретенное основное средство, — тогда срок хранения документов следует отсчитать с момента полного признания данного основного средства в расходах. Так же при переносе убытков на будущие периоды необходимо сохранять все подтверждающие документы в течение всего срока, когда убыток будет учитываться при расчете налога.

    При определении срока хранения документа необходимо помнить, что выездные налоговые проверки проводятся за 3 предшествующих года, поэтому прежде, чем уничтожить документ, убедитесь, что он больше не пригодится.

    Бухгалтерские документы

    В эту группу можно отнести все первичные документы, кассовые и банковские документы, учетную политику, документы инвентаризации, бухгалтерскую отчетность.

    Сроки хранения документов бухгалтерского баланса регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 и архивным законодательством (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «‎Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»).

    Общий срок хранения бухгалтерских документов — 5 лет. Причем он рассчитывается с начала года, следующего за годом прекращения использования документа.

    В течение 5 лет необходимо сохранять первичные документы (договоры, акты, накладные, чеки, БСО и т д.), документы учетной политики, результаты проведения инвентаризации, банковские, кассовые документы.

    Срок хранения для первичных документов в Налоговом кодексе определен как 4 года, но в Законе о бухучете обозначен на год больше.

    Годовую бухгалтерскую отчётность необходимо хранить постоянно, этот срок определен в Приказе Росархива № 236.

    Кадровая документация

    Сроки хранения регламентируются только архивным законодательством (Приказом Росархива № 236).

    Все документы по своим сотрудникам, которые связаны с социальными выплатами, льготами граждан, работодатель обязан хранить в течение 75 лет. Данный срок хранения установлен для трудовых договоров, личных карточек, личных дел, аттестационных заключений и т.п.

    5 лет хранятся документы о переводе сотрудников на полныйсокращенный рабочий день, табели учета рабочего времени, документы о премировании сотрудников, документы подписания техники безопасности, документы о командировке.

    3 года можно хранить документы о дисциплине труда и графики отпусков.

    В этой статье мы рассмотрели только основные документы, с которыми чаще всего сталкивается предприниматель в своей деятельности. Полный перечень всех документов с определением срока их хранения приведен в Приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.

    Санкции за неправильное хранение документов

    За нарушения правил хранения архивных документов могут оштрафовать по ст. 13.20 КоАП:

    • юрлиц на сумму от 5000 до 10 000 руб.;
    • должностных лиц — от 3000 до 5000 руб.

    Что делать, если документы живут дольше фирмы

    При ликвидации фирмы, документы по личному составу работников (трудовые договора, личные дела и т д.) передаются в муниципальный архив. Иные документы, у которых не истёк срок хранения, можно сохранить в любом ином месте. До истечения срока хранения уничтожать документы не стоит, даже если фирмы уже не существует.

    Статья актуальна на 27.01.2021

    Получайте новости и обновления Эльбы

    Нажимая кнопку Подписаться, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур