Объявление замечания за потерю документов

Алгоритм действий при порче (утрате) документов

Сохранность документации в архиве организации – одно из требований, которое должно неукоснительно соблюдаться. Порча документов – неприятный, но достаточно часто встречающийся случай в процессе делопроизводства. Утрата документов может произойти не только по вине работников. Даже при соблюдении всех норм, могут наступить обстоятельства непреодолимой силы, и как результат – документация может быть испорчена или утрачена. Так, риск утраты (порчи) документации существует при переезде организации, в случае пожара, кражи (хищения), затопления (потопа) или аварии.

Как правило, утрата налоговой и бухгалтерской учетной документации влечет за собой штрафные наказания, предусмотренные НК РФ. Санкции могут налагаться как на организацию в целом, так и на сотрудника, по установленной вине которого и произошла порча документов.

Налоговая ответственность:
200 рублей за каждый не предоставленный документ в ходе налоговой проверки (п.1 ст.126 НК РФ);
10 000 рублей при утрате документации за один налоговый период;
30 000 рублей – при потере первичной документации за несколько отчетных периодов (пункт 2 статьи 120 НК РФ);
штрафные санкции в размере 20% от суммы заниженного налога, вызванного утратой первичной документации, но не менее 40 000 рублей (пункт 3 статьи 120 НК РФ).

Административная ответственность:
Согласно статье 15.11 КоАп РФ, при нарушении сроков хранения или уничтожении документов ранее установленного времени, повлекшее уменьшение налоговой базы или искажение хотя бы одной строки отчетности более чем на 10%, на должностных лиц накладывается административная ответственность в виде штрафа от 2000 до 3000 рублей.

Алгоритм действий при порче (утрате) документов:

  1. Сообщаем о произошедшем случае руководству организации
  2. Получаем официальное подтверждение произошедшего случая
  3. Создаем комиссию по расследованию причин пропажи (порчи) документов
  4. Составляем акт по итогам работы комиссии
  5. Проводим инвентаризацию
  6. Составляем опись утраченных (поврежденных) документов
  7. Восстанавливаем утерянную документацию

Сообщаем о произошедшем случае руководству организации

В случае выявления порчи или утраты документов необходимо в обязательном порядке поставить в известность руководство в письменном виде. Для этого используйте докладную (служебную) записку.

Помните! Ни в коем случае нельзя уничтожать испорченную или поврежденную документацию – за это предусмотрена уголовная ответственность.

Получаем официальное подтверждение произошедшего случая

Чаще всего порча документов возникает неумышленно, однако, не следует исключать и другие возможные причины. Если утрата документов наступила в результате:

— форс-мажорных обстоятельств (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома, других природных явления или событий непреодолимой силы);
— умышленного или незапланированного хищения;
— преднамеренной порче или полного уничтожения,

то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники полиции, следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС.

К заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:

  • справка Государственного пожарного надзора и акт о причинах возгорания;
  • уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
  • справка из управляющей компании или иной другой обслуживающей организации (ЖЭК, ТСЖ) о факте и причинах затопления;
  • документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
  • иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.

Наличие данных документов позволит увеличить сроки, отведенные для восстановления утраченной первичной базы организации.

Создаем комиссию по расследованию причин пропажи (порчи) документов

Такая комиссия создается приказом руководителя организации. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители полиции или следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Если должностные лица соответствующих государственных органов не будут привлечены к работе в комиссии, то впоследствии будет трудно документально подтвердить форс-мажорные обстоятельства, исключающие вину организации и ее должностных лиц. В состав комиссии необходимо включить специалистов, способных дать пояснения по сути возникшей ситуации.

Прежде всего организации нужно получить официальное подтверждение происшедшего. Например, документы уничтожены пожаром или украдены. Факт пожара подтверждается актом, составленным органами пожарного надзора, кража — справкой из полиции. Например, документы испорчены — затоплены. Если Вы добросовестный налогоплательщик — высушите архив документов и не выбрасывайте. А если прорвало канализацию? По закону — испорченные документы, даже если они не очень вкусно пахнут, уничтожать нельзя.

Составляем акт по итогам работы комиссии

Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель организации. В этом документе необходимо подробно описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений, указать причины утраты (порчи) документов. Кроме того, следует указать лиц, ответственных за сохранность документов, и получить от них письменные объяснения.

В практике возможны ситуации порчи (утери) или незаконной утилизации документации работниками организации. В такой ситуации руководитель обязать получить от виновного письменное объяснение, на основании которого принимается решение о дисциплинарном взыскании. При вынесении выговора или замечания взыскание оформляется приказом руководителя. Взысканием также может являться увольнение сотрудника.

Проводим инвентаризацию

В случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, должна быть проведена инвентаризация. Результаты ее проведения являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете.

Составляем опись утраченных (поврежденных) документов

Опись прилагается к акту расследования порчи документов.

При утрате первичной документации и отчетности руководитель организации может быть привлечен к уголовной ответственности. (В случае если подобная ситуация будет квалифицирована как факт уклонения от уплаты налогов).

Восстанавливаем утерянную документацию

На заключительном этапе комиссия должна выполнить работу по восстановлению утерянной (испорченной) документации.

Ответственность за «невосстановление» утраченных первичных бухгалтерских документов законодательством о налогах и сборах не предусмотрена. Но! Если руководство организации не примет необходимые действия по восстановлению документов, это может повлечь ответственность по ст. 110 НК РФ, а также вероятность привлечения к субсидиарной ответственности.

На практике. В случае порчи документов арбитражные (конкурсные) управляющие зачастую направляют ходатайство в суд о привлечении ответственных лиц к субсидиарной ответственности. Основание — воспрепятствование деятельности арбитражного управляющего ввиду непринятия мер руководством организации по восстановлению первичных бухгалтерских документов.

Восстановлению подлежат только те документы, которые несут актуальную для организации информацию. Плюс документы, срок хранения которых еще не истек. Так же в первую очередь следует санкционировать проверку именно пакета документов, который может быть затребован налоговой или другой проверяющей организацией. Например, копии выписок о движении денежных средств по расчетным счетам можно запросить у банков, в которых открыты счета организации. Договоры, акты, накладные, соответственно, у контрагентов и даже у ИФНС.

Объяснительная записка об утере документов

Ценность документов

Документы, образующиеся в процессе деятельности организации, имеют неодинаковую ценность. Так, некоторые из них представляют собой объекты, имеющие культурное, экономическое, социальное и историческое значение и должны храниться постоянно или в течение длительного срока. Другие же имеют ценность только в период оперативного делопроизводства и могут быть уничтожены спустя короткий срок.

Обязанность государственных и муниципальных бюджетных учреждений хранить свои документы и передавать их в архив определена на федеральном уровне. Коммерческие организации сами отвечают за сохранность своих документов, однако и они подчиняются требованиям законодательных актов, определяющих обязанность хранения отдельных видов документов. Так, например,

  • Федеральный закон от 08 февраля 1998 года № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (статья 50) определяет, что Общество обязано хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества;
  • Федеральный закон от 26 декабря 1995 года № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (статья 89) также определяет, что Общество обязано хранить документы, предусмотренные настоящим Федеральным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Помимо этого отдельные сроки хранения документов и ответственность за их утерю предусматриваются Налоговым кодексом и Кодексом об административных правонарушениях.

Утеря документов, хранить и предоставлять которые контролирующим и иным органам организация обязана в соответствии с законом, может повлечь за собой штраф.

Учет документов

Учет документов в организации ведется на основании описей дел постоянного хранения и временного хранения, которые составляются на основании ежегодно утверждаемой номенклатуры дел организации.

Помимо собственно распорядительных документов и переписки в описи также включаются:

  • учредительные документы организации;
  • лицензии на ведение отдельных видов, сертификаты соответствия;
  • свидетельства о праве собственности на объекты имущества;
  • договоры;
  • пропуска;
  • документы по личному составу, трудовые книжки;
  • акты проверок контролирующими организациями и т.п.

И если «свои» документы организация в некоторых случаях может восстановить составлением дубликата (к примеру, на основе электронной копии документа), то документы, выданные посторонними организациями, восстановить будет не так-то просто.

Как оформить утерю документа

При утере документа последовательность действий будет следующей:

  1. работником, обнаружившим утерю документа, составляется докладная записка об утере документа, адресованная на имя непосредственного руководства или начальника архива, если утеря обнаружена в процессе подготовки документа к передаче на хранение или в период хранения;
  2. в некоторых случаях руководитель может отдать распоряжение о создании дубликата документа без проведения расследования. Однако, как мы уже сказали выше, такое не всегда возможно;
  3. руководитель своим приказом создает рабочую комиссию, на которую возлагается расследование причины утери документа. Председателем комиссии назначается кто-то из высшего руководства организации или сам руководитель. В состав комиссии могут входить работники архива/отдела делопроизводства, руководитель подразделения, которому принадлежал утерянный документ, юрисконсульт, специалист отдела кадров и так далее;
  4. работник, ответственный за хранение документа или непосредственно работавший с ним, составляет объяснительную записку по факту утери документа;
  5. комиссия проводит расследование и издает акт расследования;
  6. на основании акта, с учетом результатов розыска документов руководитель принимает решение о привлечении работника к дисциплинарной ответственности. Если работник признан виновным, в отношении него издается приказ о дисциплинарном взыскании. Помимо этого, работник может быть привлечен к материальной ответственности (например, за утерю пропуска);
  7. если документ не найден, то составляется акт о признании документа утерянным (для архивных документов), организуется его восстановление. Если утрачен архивный документ, то в некоторых случаях потребуется внести изменения в лист фонда и другие учетные документы архива.
Читайте также  Заявление об увольнении с муниципальной службы по собственному желанию образец

Форма объяснительной записки

Объяснительная записка об утере документов составляется в свободной форме или по правилам делопроизводства, принятым в организации. В ней должны быть отражены следующие данные:

  1. должность, ФИО руководителя, на имя которого пишется записка, название организации;
  2. ФИО, должность, подразделение работника;
  3. название и (опционально) заголовок;
  4. дата составления;
  5. непосредственно объяснения работника;
  6. приложения — если они имеются;
  7. подпись и расшифровка подписи работника.

Записка составляется на листе формата А4 от руки либо набирается на компьютере, распечатывается и подписывается работником собственноручно. Впоследствии записка может быть приложена к материалам служебного расследования, а также к приказу о дисциплинарном взыскании.

Чтобы утрата документов не стала еще большей проблемой

Если инспекция запрашивает документы, а их у фирмы нет, ей придется доказывать проверяющим, что бумаги действительно утрачены, например, сгорели при пожаре или промокли при затоплении помещения. Это нужно сделать так, чтобы инспекция не заподозрила, что факта гибели документов как такового не было, а фирма прикрывает этим какое-то свое нарушение. Кроме того, утраченные документы нужно восстановить. Как это правильно сделать, читайте в статье.

Причины утраты документов

Каковы причины, по которым фирма может лишиться документации? Как правило, это происходит из-за пожара, затопления или кражи. Отсюда и как минимум 3 инстанции, которые могут подтвердить факт события: МЧС, коммунальные службы, полиция. К ним и обращаются за информацией в первую очередь.

Если документы во время происшествия находились на территории фирмы, и это подтверждается, подозрения у проверяющих не возникают. Если же выяснится, что документов на территории фирмы в момент аварии не было, или, к примеру, архив находится по другому адресу, или полиция не подтверждает факт кражи, так как о нем никаких заявлений от «пострадавшей» компании не поступало,то проверять будут дольше и тщательнее.

Например, в результате может выясниться, что пожар в арендуемом помещении действительно был, и документы сгорели, но это другая фирмы, которая имеет то же название, но другой ИНН (см. Постановление АС Уральского округа от 1 февраля 2016 г. № А07-4041/2015).

Или в процессе проверки факта затопления помещения может выясниться, что в теплоснабжающую организацию о прорыве водопровода фирма не заявляла, и более того, он в момент «аварии» находился на консервации, то есть без воды.

Не помогут и ссылки на то, что полицейские после проверки не вернули часть документов, если у них окажется расписка директора о возврате изъятых у фирмы документов в полном объеме (см. Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 2 сентября 2013 г. № А75-9453/2011).

Также проверяющие могут обратиться к контрагентам компании, которые должны подтвердить, что она обращалась к ним за копиями утраченных бумаг.

Чтобы обезопасить себя от негативных последствий, к которым может привести отсутствие первички, нужно тщательно задокументировать факт ее утраты. Если утрата документов плохо задокументирована, ссылаться на нее нельзя.

Как задокументировать утрату документов

Если на фирме произошло событие, которое привело к утрате документов, первое, что нужно сделать, — это издать приказ директора о создании комиссии, которая будет расследовать причины утраты вместе с компетентными органами (п. 6.8 Положения, утв. Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105).

Без участия МЧС, полиции и других уполномоченных госорганов причины утраты документов не будут считаться документально подтвержденными. Например, если документы пришли в негодность из-за прорыва трубы, в качестве доказательства нужно представить договоры и акты выполненных работ по аварийному ремонту системы отопления (см. постановление АС Северо-Кавказского округа от 13 сентября 2016 г. № А53-19924/2015).

Если утрата документов связана с погодными условиями, то также понадобится справка от метеослужбы или постановление местных властей о введении режима ЧС и мерах ликвидации его последствий (с приложением договоров и актов выполненных работ).

По итогам расследования комиссия составит акт. В нем нужно отразить:

  • в каких условиях работала комиссия;
  • по какому адресу комиссия проводила осмотр и почему именно здесь (указать документы: приказ, в котором прописан адрес архива фирмы, регламент передачи документов и т. п.);
  • порядок определения перечня утраченных документов (к примеру, сопоставление со списком переданных в архив документов, со сведениями на электронных носителях, выписками банка и др.);
  • причины, по которым документы невозможно восстановить и др.

Затем комиссия составляет опись утраченных документов и акт об их утилизации.

Налоговикам об утрате документов нужно направить уведомление своевременно — максимум в течение недели после происшествия, чтобы не было лишних подозрений (см. постановление АС Уральского округа от 22 декабря 2015 г. № А60-10762/2015).

Также в дальнейшем им нужно будет сообщить о завершении процесса восстановления документов и его результатах.

Как восстанавливать документы

К кому следует обратиться за помощью в восстановлении документов?

  1. У налоговой инспекции запросите копии бухгалтерской и налоговой отчетности. Станет ясен объем операций, который придется подтверждать.
  2. У банка запросите выписки по расчетному счету, чтобы определить круг контрагентов и составить перечень нужных документов.
  3. У контрагентов попросите заверенные дубликаты первичных учетных документов бухгалтерского учета по сделкам с вашей фирмой. Они необходимы для восстановления бухгалтерского и налогового учета. Если кто-то из контрагентов ликвидирован, возьмите выписку из ЕГРЮЛ. Если связи утрачены или нужные документы отсутствуют, задокументируйте и это – составьте акт.

Храните всю переписку с контрагентами о восстановлении документов (запросы и письма, ответы организаций, почтовые квитанции, справки из банка, восстановленные копии первички и др.) (см. постановление Восьмого ААС от 29 апреля 2015 г. № А75-8580/2014). Не забудьте назначить ответственное лицо.

  1. Помочь восстановить учет может аудиторская фирма. На основе восстановленной документации нужно заново сформировать регистры бухгалтерского учета и финансовую отчетность.

Уведомить инспекцию

О том, что работы по восстановлению утраченных документов прекращены, директор должен уведомить налоговую инспекцию путем направления акта комиссии с приложением отчетов ответственных лиц об итогах работы (постановление Восьмого ААС от 1 августа 2019 г. № А75-13053/2018).

Очень важно правильно оформить все документы. В этом случае проверяющие «закроют глаза» на технические ошибки, которые неизбежны в процессе восстановления документов (постановление АС Северо-Кавказского округа от 10 ноября 2019 г. № А53-39817/2018).

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Объяснительная записка о потере пропуска

Объяснительная записка о потере пропуска — это документ, который работодатель вправе затребовать от работника в случае совершения последним дисциплинарного проступка.

  • Отпуск без заявления работника
  • Какие компенсации положены сельским специалистам
  • Сведения о профилактических прививках по форме 5
  • Пишем письмо в налоговую о разъяснении
  • Ревизионный отчет по организации

На многих предприятиях существует пропускная система: каждому сотруднику выдается удостоверение, на основании которого он попадает на территорию работодателя. На изготовление удостоверения организация расходует денежные средства. Естественно, в случае его утраты необходимо изготовить новое, то есть понести денежные затраты. Более того, у предприятия появляется риск того, что на территорию получает возможность проникнуть посторонний человек, нашедший утерянный документ, поэтому появляется необходимость в блокировке старого удостоверения либо в совершении иных действий, позволяющих его аннулировать.

Ввиду появления указанных рисков и затрат работодатель вправе потребовать объяснительную о потере пропуска у сотрудника, который это допустил.

Читайте также  Договор безвозмездного пользования частью нежилого помещения

Пропуск потерян: что делать?

Как только вы обнаружили потерю, необходимо сообщить об этом руководству. Находясь на проходной, необходимо уведомить в том числе охранника о том, что вы являетесь работником этого предприятия, но так как потеряли пропускной, не можете войти на территорию.

Если работник на проходной сообщает, что потерял пропуск на работу, что делать охраннику? Охраннику следует сообщить о произошедшем руководству либо просто сделать отметку о произошедшем в рапорте.

Как написать объяснительную

Сообщение допустимо сделать устно либо составить служебную записку об утере пропуска, конкретный способ сообщения необходимо уточнить у самого работодателя.

В большинстве случаев после указанного сообщения руководитель потребует предоставить письменные объяснения.

Для предоставления письменных объяснений отведено два дня, согласно ст. 193 ТК РФ. Если по истечении этого времени письменные объяснения не будут предоставлены, работодатель вправе составить акт об отказе в предоставлении объяснительной. Отсутствие письменных объяснений не запрещает работодателю применить санкции по отношению к сотруднику. В отдельных случаях необходимо написать заявление о потере пропуска на работу, которое составляется в свободной форме либо заполняется по существующему в организации образцу. Как правило, на предприятиях существуют готовые бланки, где сотруднику остается лишь изложить причины произошедшего.

Если бланка нет, напишите объяснение в свободной форме. Обратите внимание на обязательные реквизиты документа и порядок его регистрации у работодателя.

В помощь — наша несложная инструкция, как правильно писать объяснительную записку об утере пропуска:

  1. В левом верхнем углу напишите наименование организации, в которой работаете, Ф.И.О. руководителя, ваши Ф.И.О. и должность.
  2. Ниже посередине укажите название документа — объяснительная записка.
  3. Изложите причины и обстоятельства, при которых произошла утрата. Описывая причины, укажите, где и при каких обстоятельствах вы могли потерять пропускной документ. Например, в общественном транспорте, в магазине по пути с работы домой и т. д. Укажите, что обычно он хранится в надежном месте, но по не зависящим от вас причинам выпал либо произошла его кража. Укажите, что его текущее местонахождение вам неизвестно. Также допустимо указать, что вы осознаете серьезность произошедшего, сожалеете и впредь будете более внимательны и осмотрительны.
  4. После того как основной текст изложен, ниже укажите дату составления документа, поставьте подпись.

Готовый документ необходимо зарегистрировать — поставить у секретаря входящий номер либо попросить руководителя поставить на объяснительной отметку об ознакомлении с ней. Рекомендуем сделать себе копию документа с отметкой о получении или входящим номером.

Что грозит работнику за утерю пропуска?

По общему правилу, согласно ст. 192 ТК РФ, за дисциплинарный проступок по отношению к работнику работодатель вправе применить следующие санкции: замечание, выговор, увольнение. Широко распространено мнение, что работодатель вправе применить штраф за утерю пропуска, но такое наказание применяться не может, так как этот вид санкции отсутствует в ТК РФ.

Вид санкции зависит от тяжести последствий совершенного работником проступка. Более того, санкции применимы лишь в случае, если работник ненадлежаще исполнил возложенные на него трудовые обязанности.

Таким образом, если должностной инструкцией или правилами внутреннего трудового распорядка установлено, что работник обязан нести ответственность за сохранность пропускного, имеются признаки совершения дисциплинарного проступка.

Однако если пропуск украден либо выбыл из владения работника иным способом, по не зависящим от него причинам либо в случае, если у человека отсутствует обязанность по обеспечению сохранности такого документа, признаки совершения дисциплинарного проступка отсутствуют. Следовательно, привлечь его к дисциплинарной ответственности нельзя.

Руководство по дисциплинарным взысканиям

Воспользуйтесь бесплатно инструкцией от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно назначить взыскание.

Потеряли важные документы – кто виноват, и что делать?

В качестве причин потери документов крайне редко выступают форс-мажорные обстоятельства. А коли уж виноват вездесущий «человеческий фактор», значит и отвечать кому-то придется. Вопрос: кому?

Кто виноват?

Чаще всего утрата документов происходит в результате небрежного обращения с ними, в частности, при транспортировке во время переезда или из-за нарушения порядка и сроков хранения (установлены Законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Закон № 129-ФЗ; подп. 8 п. 1 ст. 23 НК). Так, пунктом 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ установлено, что фирмы обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность в течение сроков, которые устанавливаются в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Вовсе немаловажно, что же именно послужило причиной пропажи бумаг, ведь именно от этого в большей степени зависит решение вопроса о привлечении к ответственности «проштрафившегося». На основании пункта 1 статьи 2.1 КоАП ответственность может наступить только в отношении виновного лица. Таковым считается тот сотрудник, на которого возложена обязанность соблюдения правил и норм, за нарушение которых установлена ответственность. Как отмечают эксперты журнала «Практическая бухгалтерия», утрата документов повлечет наказание только в том случае, если она произошла по вине должностных лиц организации: руководителя или главного бухгалтера. Например, за нарушение порядка и сроков хранения документов этим сотрудникам может грозить штраф в размере от 2000 до 3000 рублей (ст. 15.11 КоАП). Так кто же именно (руководитель или главбух) будет наказан за несоблюдение правил хранения документов?

В силу Закона № 129-ФЗ первым под подозрение попадает глава организации. Такой подход согласуется и с мнением Верховного Суда. Так, в пункте 24 постановления Пленума от 24 октября 2006 г. № 18 говорится о том, что, решая вопрос о привлечении должностных лиц к ответственности по статье 15.11 Кодекса об административных правонарушениях, следует руководствоваться положениями Закона № 129-ФЗ о распределении обязанностей руководителя и бухгалтера. За что же именно придется «нести ответ» каждому из этих лиц?

Итак, на руководителя фирмы возложена ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (п. 1 ст. 6, п. 3 ст. 17 Закона № 129-ФЗ). В свою очередь, главный бухгалтер отвечает за формирование учетной политики, ведение бухучета и своевременное представление полной и достоверной отчетности (п. 2 ст. 7 Закона № 129-ФЗ).

Естественно, вину должностного лица нужно еще доказать. Причем если данными сотрудниками действительно нарушены требования Закона № 129-ФЗ, избежать привлечения к ответственности довольно трудно, но возможно. Как уже говорилось выше, все будет зависеть от обстоятельств конкретного дела и от того, кем именно – руководителем или главным бухгалтером (а может, и вовсе рядовым сотрудником), утеряны документы.

А директор ни при чем

Совершенно логично, что во избежание наказания надо всего-навсего доказать свою непричастность к инциденту, а конкретнее, опровергнуть вину. Разберемся по порядку, как это можно сделать.

В силу требований статьи 17 Закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязанность хранения первичных учетных документов возложена на организацию. Что касается ее руководителя, то он отвечает не за сохранность, а лишь за организацию хранения учетных документов и регистров бухгалтерского учета. Выходит, что, в общем-то, это должностное лицо попросту не может быть виновным в потере бумаг. Хотя бы потому, что, будучи руководящим лицом, он объективно не принимает непосредственное участие в документообороте; в данном процессе заняты подчиненные ему сотрудники. Следовательно, в ситуации, когда бумаги утрачены работником, директор может быть освобожден от ответственности. Однако для этого ему нужно представить доказательства исполнения им обязанностей по должной организации сохранности документов (постановление ВС от 9 июня 2005 г. № 77-ад06-2, письмо УФНС по г. Москве от 15 марта 2006 г. № 09-24/20243).

В качестве доказательства своей невиновности руководитель может представить должностную инструкцию или распоряжение, на основании которых отдельному работнику было поручено отвечать за сохранность документов. Кроме того, к аргументам стоит приложить также и подтверждение обеспечения этого сотрудника всеми необходимыми средствами сохранности и объяснения работника с изложением причин утери документов.

Интересно, что в подобных случаях к персоналу могут быть применены только меры дисциплинарного взыскания, а вот ответственность по статье 15.11 КоАП к нему применяться не может, так как виновные работники не являются субъектами ответственности по данной норме.

Кстати говоря, ответственность может наступить и в отношении организации, например, по статье 120 Налогового кодекса: штраф составит от 5000 рублей (если нарушения совершены в течение одного налогового периода) или 15 000 рублей (в течение более одного налогового периода). Если же нарушения повлекли занижение налоговой базы, то фирме грозят санкции в размере 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 рублей.

Читайте также  Как написать жалобу на ученика хулигана в классе образец

Лучшая защита – нападение

Снять с себя вину удастся и тогда, когда налоговым органом была нарушена процедура оформления процессуальных документов. Разумеется, для этого придется проверить правильность оформления протокола об административном нарушении, наличие извещения о его составлении, да и вообще представление в нем доказательств вины. Если протокол оформлен с существенными недостатками, то это сыграет на руку фирме в случае рассмотрения дела судом, вплоть до полного освобождения от ответственности.

В качестве существенных недостатков протокола ВАС признает отсутствие данных, которые прямо перечислены в пункте 2 статьи 28.2 Кодекса об административных правонарушениях. Например, отсутствие указания даты и места его составления, должности, фамилии и инициалов лица, составившего протокол, сведений о лице, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении, фамилий, имен, адресов свидетелей и потерпевших и т. д. Изъяном протокола также считается отсутствие иных сведений в зависимости от их значимости для данного конкретного дела. В частности, когда не указана информация о том, владеет ли лицо, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении, языком, на котором ведется производство по делу, а также данных о предоставлении переводчика при составлении протокола.

Очевидное – невероятное

Но даже если вина нарушителя очевидна, можно попытаться смягчить наказание, например, просить выносящих вердикт о снижении штрафа. Что для этого нужно предпринять? Прежде всего, можно указать на раскаяние в совершении правонарушения. Кроме того, значительного послабления наказания можно ожидать, если виновник постарался устранить вредные последствия противоправных действий, а также если имеет место его тяжелое материальное положение, либо если совершение административного нарушения было допущено в состоянии сильного душевного волнения, аффекта (ст. 4.2 КоАП).

Если же в утрате документов виновных лиц нет, то есть ЧП произошло в связи с форс-мажорными обстоятельствами (пожаром, хищением, стихийным бедствием), то меры ответственности применяться не должны (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 25 апреля 2005 г. по делу № А19-15661/04-40-Ф02-1659/05-С1). Однако наличие чрезвычайных обстоятельств надо еще доказать, для чего пригодятся справки из органов Государственного пожарного надзора о случившемся пожаре, из метеослужбы – о стихийном бедствии (наводнении, землетрясении), постановление милиции о возбуждении уголовного дела по факту хищения. Кроме того, вескими оправдательными бумагами послужат Положение о документообороте, архивном деле, где расписан порядок хранения документов. Нелишним будет и такой аргумент, как наличие сигнализации в помещениях офиса, решеток и так далее (разумеется, если таковые имелись на момент пропажи). Иначе говоря, фирме нужно представить убедительные доказательства того, что в организации были соблюдены все необходимые меры для избежания утраты документов.

Подтверждаем причину утраты документов

Зачем подтверждать утрату документов?

Д ействующее законодательство возлагает на организации обязанность по хранению документации в течение нормативных сроков. Если есть обязанность, то есть и ответственность. За утрату документов организацию могут жестко наказать.

Прежде всего, этот риск относится к налоговой и бухгалтерской документации. Ее отсутствие рассматривается как грубое нарушение правил налогового учета (ст. 120 НК РФ) и грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету (ст. 15.11 КоАП РФ). Санкции за утрату документов могут быть достаточно неприятными, начиная со штрафов (5–40 тысяч рублей) и заканчивая дисквалификацией должностного лица сроком до 2 лет (за утрату бухгалтерской документации). Еще одним, достаточно часто встречающимся случаем является практика привлечения налоговыми органами организации к ответственности по ст. 126 НК РФ (непредоставление запрошенных для проверки документов).

При пропаже или гибели первичных документов следует обратиться к действующему до сих пор Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105). Согласно п. 6.8 руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. Причем в необходимых случаях для участия в работе комиссии «могут приглашаться представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора». Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации, а копия акта направляется вышестоящей организации (если таковая имеется). В акте необходимо уточнить, какие документы пропали или погибли. Если есть такая возможность, то лучше составить их реестр.

Один из вариантов, позволяющих избежать или хотя бы уменьшить санкции за утрату бухгалтерской и налоговой документации, – доказать, что документы были утрачены по независящим от компании обстоятельствам и вины должностных лиц компании в этом нет. Действующее налоговое законодательство прямо предусматривает такую возможность:

1. Обстоятельствами, исключающими вину лица в совершении налогового правонарушения, признаются:

1) совершение деяния, содержащего признаки налогового правонарушения, вследствие стихийного бедствия или других чрезвычайных и непреодолимых обстоятельств (указанные обстоятельства устанавливаются наличием общеизвестных фактов, публикаций в средствах массовой информации и иными способами, не нуждающимися в специальных средствах доказывания);

2) совершение деяния. лицом, находившимся в момент его совершения в состоянии, при котором это лицо не могло отдавать себе отчета в своих действиях или руководить ими вследствие болезненного состояния.

3) выполнение налогоплательщиком. письменных разъяснений. данных ему либо неопределенному кругу лиц финансовым, налоговым или другим уполномоченным органом государственной власти (уполномоченным должностным лицом этого органа) в пределах его компетенции.

4) иные обстоятельства, которые могут быть признаны судом или налоговым органом, рассматривающим дело, исключающими вину лица в совершении налогового правонарушения.

2. При наличии обстоятельств, указанных в пункте 1 настоящей статьи, лицо не подлежит ответственности за совершение налогового правонарушения.

Итак, исключить вину налогоплательщика могут стихийное бедствие или другие чрезвычайные и непреодолимые обстоятельства. Причем их можно подтвердить наличием общеизвестных фактов, публикаций средств массовой информации и иными способами, не нуждающимися в специальных средствах доказывания (подп. 1 п. 1 ст. 111 НК РФ).

Суд может признать отсутствие вины и при наличии иных обстоятельств – локального характера (подп. 4 п. 1 ст. 111 НК РФ).

Суд признал недействительным решение налогового органа о привлечении организации к ответственности, посчитав достаточным основанием утраты документов пожар в офисе аудиторской фирмы, которой эти документы были переданы для ежегодного аудита.

Если утрата документов произошла не по вине организации, ответственности за это можно избежать. Рассмотрим, какие документы могут в этом помочь в каждом конкретном случае.

Кража

Кража есть тайное хищение чужого имущества (согласно ч. 1 ст. 158 УК РФ).

Прежде всего, мы должны помнить, что ответственность организации за кражу ее документов наступает при наличии вины. А это значит, что кража краже – рознь:

  • одно дело, если было вскрыто помещение, оборудованное замками и сигнализацией,
  • и совсем другое, если папка с документами была украдена со столика в ресторане, где она оказалась в ходе банкета с клиентами.

В первом случае ответственными лицами было сделано все, чтобы избежать утраты документов. Во втором мы видим яркий пример безалаберности и неосторожности. Эта разница может сыграть с компанией злую шутку. Ведь если дело дойдет до спора в суде, именно этот критерий станет решающим.

Суд прямо указал, что налоговая инспекция в случае кражи документов должна доказывать наличие вины налогоплательщика в их утрате. Соответственно, если налоговая инспекция сможет доказать, что к утрате документов привела халатность сотрудников компании, то ответственности не избежать.

Такие обстоятельства обычно отражаются в материалах уголовного дела. Например, как указание, что портфель был оставлен без присмотра в людном месте или что помещение, где хранилась документация, было общедоступным и т.п.

Единственным документом, который может спасти организацию от ответственности в случае кражи, является справка, полученная в местных органах МВД.

Суд указал, что непредставление обществом в налоговый орган бухгалтерских документов по причине их кражи, подтвержденной справкой зам. начальника МОБ Советского РОВД г. Орла от 26.12.2000, является достаточным основанием для освобождения налогоплательщика от ответственности.

Обратите внимание, что справки могут быть разными.

Процедура отработки органами МВД заявления или сообщения о преступлении следующая:

  • оно регистрируется в Книге учета заявлений и сообщений о преступлениях (КУСП), обратившемуся выдают талон-уведомление;
  • по итогам рассмотрения такого заявления (сообщения) принимается решение о возбуждении уголовного дела по факту кражи или об отказе в возбуждении;
  • а справка у полиции запрашивается специально, ее выдают для представления по месту требования. Справки выдаются на официальных бланках. Текст справки может различаться в зависимости от конкретной ситуации.

Итак, нам надо получить справку полиции о хищении (или утрате) документов. Однако если выражаться точнее, то при первичном обращении вы можете попросить выдать вам лишь справку о наличии обращения в органы МВД (по факту утраты документов). Как правило, в ней значится:

В идеальном варианте вместо «утраты» (отмечено «!» в Примере 1).